内阁大臣：

内阁大臣： 保护您的协会财产

由Benny L. Kass

我可以做什么保障我们的协会的金钱？

答复： 在最近十年，如果记忆为我权利服务，有3个情节，道具员窃取了他们的客户的金钱。 当这为受影响的协会时明显地是创伤 -- 并且特别是其财务官 -- 在整个图面这是一个非常小数字。

大多数道具员关注他们的客户财政福利。

但是，因为有几个“坏苹果”，并且，因为您，当财务官索价与处理您的协会财务的责任，您在是被辩解紧张的。

不幸地，有相信的许多委员会委员被选举对理事是仅一个礼仪作用。 但是您有正确的态度。

第一件事是遇见您的协会会计。 准备花费同样多时间尽可能以他或她，即使这将是另外的费用为您的协会。 这名会计应该解释书怎么被保留和给您诀窍关于怎样察觉问题问题。 您可以甚而这名会计每个月遇见您在两三个小时，直到您有对书和纪录的好理解。

其次，与您的道具员回面和回顾您的协会金融政策如由这位经理实施。 如果您不了解事，问问题; 在所有以后，道具员为您的协会工作，并且对您的关心是敏感的。

终于，与协会的保险代理公司回面。 满足自己有充分覆盖面为任意盗用从任何人 -- 它是否是由于道具员的作用，一个委员会委员甚至所有者。

即然您有对您的协会的财政图片的正派理解，这您和您的委员会应该严重考虑的有些建议：

首先，切记这个事务所在司法适当地被准许，您的物产被找出。 有些司法要求这位经理维护一个当前道具员的执照。

其次，当您考虑雇用一位新的经理时，小心地检查这家公司。 或许您应该甚而得到信用报告关于为您的协会服务)的事务所(和道具员; 这，当然，将要求这位经理的允许，但是他们不应该反对他们是否想要您的商业。

第三，您的资金保留控制。 一般来说，有二个金钱类别在公社协会： 营业帐户和准备金帐户。 所有帐户应该在您的协会的单一名字，并且不能混合用任何方式与这位经理控制的其他资金。

 

• 营业帐户。 设置之上道具员在所有支票出去将需要至少一个委员会委员co署名那个帐户的美元形象在。 这在道具员和必须签署支票的委员会委员将创造负担。 但是，以我所见，如果您在这个委员会想要担任，您应该是愿意承担将保护属于单位所有者的资金选举您的那些责任。

清楚地，有必须每月被支付的例行检查 -- 例如水费、保险和废料收集。 如果您定美元极限(例如$1-2,000)，道具员能写支票由那数额决定，不用第二个署名。 但是其中任一检查在那个极限必须由至少一个委员会委员co签字。 您的银行将给您印签卡，并且在那些文件应该明白解说这些要求。 然后，这家银行将必须接受您的请求。

 

• 准备金帐户： 您的协会的只有官员应该被批准签署支票(或转移资金)从那些帐户。 您的协会不使用储备金根据一个每天或每月的依据，并且它在要求的任何人不应该因而是困难只有官员被批准得以进入对那些资金的。 最少，应该需要二个署名; 您不想要给绝对权力任何一名官员签署这些支票。

第四，切记物产管理公司有充分保险(职工忠诚保证书)包括您的协会在也许导致您的协会损失的盗用、欺骗或者其他活动情形下。 保险业将写“第三方在损失情形下，将给您保护的覆盖面”债券保险。 相当数量这项政策，当然，将取决于您的财政情况。 有些协会有成千上万的美元在储备; 明显地，第三方覆盖面在相当数量$50,000，例如，为那些协会悲惨是不充分的。 这项政策应该包括官员和经理不正当行为。

五，切记您(而不是道具员)聘用一个会计师事务所每年给您一次充分的审计。 您的协会应该给订婚信件这名会计，并且这名会计应该报告回到您 -- 而不是经理。

六和或许最重要，坚持，道具员给您和您的委员会委员一个月度财政状态报告，将包括管理公司接受的实际银行报告的拷贝。 您应该也要求这家银行送一个复制银行报告直接地到委员会财务官。 在五天之内小心地每个月回顾此材料从收据。 记住每个委员会委员有一个信托关系对所有单位所有者。 我假设，您每月回顾您自己的银行报告; 您应该做没有较少为您服务的单位所有者。

多数道具员是诚实和勤勉的。 然而，一位不诚实的经理不幸地在整个产业将熔铸不信任一把宽广的刷子。 我不相信道具员将反对我提出的各种各样的建议，并且多数社区经理已经的确实施了这些推荐入他们的操作。

但是，当有金钱，那里将是贪婪和腐败。 公社协会委员会委员需要力量控制 -- 最好他们能 -- 应该实施协会资金金融证券和步做那。