Het Advies van de huisvesting: Het beschermen van Uw Activa van de Vereniging door Benny L. Kass
Vraag: Ik ben net verkozen Penningmeester van onze flatvereniging. Onlangs, las ik dat een bezitsmanager in Virginia duizenden dollars van de verenigingen kan verduisterd hebben met wie hij werd geassoci?ërd. Vrij eerlijk gezegd, ben ik doen schrikken, omdat ik voor deze taak volledig slecht uitgerust ben. Wat kan ik het geld van onze vereniging beschermen doen? Antwoord: In de laatste tien jaar, als het geheugen juist me dient, zijn er 3 episoden geweest waar de bezitsmanagers het geld van hun cliënt hebben gestolen. Terwijl dit voor de beïnvloede vereniging duidelijk traumatisch is -- en vooral zijn Penningmeester -- in het totale beeld is dit een zeer klein aantal. De grote meerderheid van bezitsmanagers is betrokken over het financiële welzijn van hun cliënten. Maar omdat er een paar „slechte appelen“ zijn, en omdat u als Penningmeester met de verantwoordelijkheid om de financiële zaken van uw vereniging te behandelen wordt belast, bent u gerechtvaardigd in zenuwachtig het zijn. Jammer genoeg, is er veel raadslid dat gelooft dat die aan een raad van beheer worden verkozen slechts een plechtige functie is. Maar u hebt de juiste houding. Het eerste ding moet uw verenigingsaccountant samenkomen. Schik om zoveel mogelijk tijd door te brengen met hem/haar, zelfs als dit een extra uitgave voor uw vereniging zal zijn. De accountant zou moeten verklaren hoe de boeken worden gehouden en u uiteinden op hoe te om probleemkwesties te bevlekken geven. U kunt de accountant zelfs willen u elke maand voor een paar uren samenkomen, tot u een goed inzicht in de boeken en de verslagen hebt. Daarna, kom uw bezitsmanager samen en herzie uw verenigings financieel beleid zoals die door de manager wordt uitgevoerd. Stel vragen als u geen dingen begrijpt; na allen, werkt de bezitsmanager voor uw vereniging en zal ontvankelijk voor uw zorgen zijn. Tot slot kom de de verzekeringsagent van de vereniging samen. Stel me tevreden dat er adequate dekking voor om het even welk en allerlei verduistering van iedereen is -- of het bij de handen van de bezitsmanager is, één van de raadsleden of zelfs een eigenaar. Nu u een fatsoenlijk inzicht in het financiële beeld van uw vereniging hebt, zijn hier sommige suggesties die u en uw raad ernstig zou moeten bespreken: Eerst, zorg ervoor dat de firma geschikt vergunning gegeven in de jurisdictie is waar uw bezit wordt gevestigd. Sommige jurisdicties vereisen de manager om de vergunning van een huidige bezitsmanager te handhaven. Ten tweede, wanneer u nadenkt inhurend een nieuwe manager, controleer zorgvuldig het bedrijf. Misschien zou u kredietrapporten zelfs moeten verkrijgen over de firma (en de bezitsmanager die uw vereniging zullen onderhouden); dit, natuurlijk, zal de toestemming van de manager vereisen, maar zij zouden niet moeten bezwaar hebben als zij uw zaken willen. Ten derde, houd controle van uw fondsen. In het algemeen, zijn er twee geldcategorieën in een communautaire vereniging: verlies-en winstrekeningen en reserverekeningen. Alle rekeningen zouden in de enige naam van uw vereniging moeten zijn en moeten niet zijn commingled in elk geval met andere die fondsen door de manager worden gecontroleerd. - De verlies-en winstrekening. Plaats een dollarcijfer waarboven de bezitsmanager de mede-handtekening van minstens één raadslid bij al controles het uitgaan van die rekening nodig zal hebben. Dit zal tot een last op zowel de bezitsmanager als het raadslid leiden dat controles moet ondertekenen. Maar naar mijn mening, als u op de raad wilt dienen, zou u bereid moeten zijn om die verantwoordelijkheden op te nemen die de fondsen beschermen zullen die tot de eenheidseigenaren behoren die u verkozen.
Duidelijk, zijn er routinecontroles die op een maandelijkse basis moeten worden betaald -- zoals waterrekeningen, verzekering, en afvalinzameling. Als u een dollargrens (zoals $1-2.000) plaatst, kan de bezitsmanager controles tot dat bedrag zonder een tweede handtekening schrijven. Maar om het even welke controles over die grens moeten door minstens één raadslid mede- wordenondertekend. Uw bank zal u handtekeningskaarten geven en deze vereisten zouden in die documenten moeten worden nauwkeurig beschreven. Dan, zal de bank uw verzoek moeten eren. - De reserverekeningen: slechts zouden de ambtenaren van uw vereniging moeten worden gemachtigd om controles (of overdrachtfondsen) van die rekeningen te ondertekenen. Uw vereniging gebruikt reserve geen fondsen op een dagelijkse of maandelijkse basis, en zo zou het geen ontbering op iedereen moeten zijn om te vereisen dat slechts de ambtenaren gemachtigd zijn om toegang tot die fondsen te hebben. Minstens, zouden twee handtekeningen moeten worden vereist; u wilt geen absolute bevoegdheid aan elke ambtenaar geven om deze controles te ondertekenen.
Ten vierde, zorg ervoor dat het bedrijf van het bezitsbeheer adequate verzekering die (trouwband) uw vereniging in het geval van verduistering, fraude of andere activiteiten dekken heeft die uw vereniging een verlies kunnen veroorzaken. De verzekeringsindustrie zal de bandverzekering schrijven „van de derdedekking“ die u bescherming in het geval van een verlies zal geven. Het bedrag van het beleid, zal natuurlijk afhangen van uw financiële situatie. Sommige verenigingen hebben honderdduizenden dollars in reserves; duidelijk, is de derdedekking in het bedrag van $50.000, bijvoorbeeld, woefully ontoereikend voor die verenigingen. Het beleid zou onrechtmatige handelingen van ambtenaren en managers moeten omvatten. Vijfde, zorgt ervoor dat u (en niet de bezitsmanager) een boekhoudingsfirma inhuurt om u een volledige controle te geven elk jaar. Uw vereniging zou een brief van overeenkomst aan de accountant moeten geven, en de accountant zou terug naar u moeten rapporteren -- en niet de manager. Zesde, en misschien het belangrijkst, dringt erop aan dat de bezitsmanager u en uw raadsleden een maandelijks financiële statusrapport geeft, dat exemplaren van de daadwerkelijke die bankverklaringen omvatten zal door het beheersbedrijf worden ontvangen. U zou ook moeten eisen dat de bank rechtstreeks een dubbele bankverklaring naar de Penningmeester van de Raad verzendt. Herzie zorgvuldig dit materiaal elke maand binnen vijf dagen van ontvangstbewijs. Houd in mening dat elk raadslid een fiduciaire verhouding aan alle eenheidseigenaren heeft. Ik veronderstel dat u uw eigen bankverklaringen over een maandelijkse basis herziet; u zou geen minder voor de eenheidseigenaren moeten doen u dient. De meeste bezitsmanagers zijn eerlijk en bedrijvig. Nochtans, zal één oneerlijke manager jammer genoeg een brede borstel van wantrouwen op de volledige industrie gieten. Ik geloof niet dat de bezitsmanagers bezwaar zullen hebben tegen de diverse suggesties die ik heb gedaan, en inderdaad de meeste communautaire managers reeds deze aanbevelingen in hun verrichtingen ten uitvoer hebben gelegd. Maar wanneer er geld is, zal er hebzucht en corruptie zijn. De communautaire leden van de verenigingsraad hebben de bevoegdheid te controleren -- aangezien best zij kunnen -- de financiële veiligheid van verenigingsfondsen, en de stappen zouden moeten worden uitgevoerd om enkel dat te doen. | 
