De rapporten kunnen op het rekeningsniveau worden voorbereid. Zelfs als u in de meest samengevate versie van het document hoofdzakelijk geinteresseerd bent, vraag om het „rekening-vlakke“ rapport. U kunt snel zien geeft rekenschap wat maak omhoog het totaal. De rapporten kunnen zeer nuttig zijn voor „groot beeld“ doeleinden en tendens het bevlekken. Nochtans, als u slechts de meest samengevate versies bekijkt, kunt u essentiële informatie missen of overzien.
- Gedetailleerde transactierapporten. Deze documenten maken een lijst van de individuele ingangen die specifieke rekeningen' (b.v., rekeningen, creditcardlasten, dagboekingangen, rekeningen, enz.) totale saldi samenstellen. De rapporten van de transactie zijn nuttig wanneer het oplossen van vragen over wat omhoog het saldo in een bepaalde rekening maakt. Naast de transactiedatum en de verkoper, kunt u het nuttig vinden om een kolom te omvatten die toont wie elke ingang en datum en de tijd maakte die zij dit hebben gedaan.
- Ondersteunende programma's. Een ondersteunend programma is eenvoudig een lijst van wat omhoog een rekeningssaldo maakt. Deze worden over het algemeen voorbereid op balansrekeningen. De typische ondersteunende programma's tonen een gedetailleerde lijst van betaalbare rekeningen of aanvaardbare rekeningen (beiden zouden in een „het verouderen“ formaat moeten worden getoond; d.w.z., geanalyseerd door de tijdsduur zijn zij onbetaald geweest).
U zou ook periodiek moeten vragen om ondersteunende programma's te zien tonen wat in rekeningen zoals „aanvaardbare werknemersleningen inbegrepen is,“ „lopende het werk,“ „suspense“ (hopen u hebben geen één van die!) en andere rekeningen die ingangen die „bevatten kom en.“ ga
- De rapporten van de „verandering“. Wat wordt veranderd sinds vorige maand? Vorig kwart? Vorig jaar? Deze rapporten tonen typisch de saldi de van de vroegere maand (of vroeger kwart of vroeger jaar) tonen en saldi van de meest recente maand, een andere kolom die kolom blijven die de dollar en/of percentageverandering sinds de vorige rapportperiode tonen. De rapporten van de verandering zijn vooral nuttig voor balansrapporten, die ik in detail in het volgende artikel zal bespreken.
Aangezien u het rapport herziet, bevestig dat de rekeningssaldi voor de vorige maand, het kwart of het jaar worden vermeld akkoord gaan met vroegere veranderingsrapporten dat u hebt herzien. (Nota: De accountants vragen gewoonlijk of rollen de saldi „vooruit“; d.w.z., als u met het vroegere beginsaldo begint en van de verhogingen en de dalingen rekenschap geeft, moet het resultaat met het beëindigende saldo akkoord gaan.) Vele boekhoudingssystemen staan gebruikers toe om saldi voor vroegere rapporteringsperiodes te veranderen. Dat is waarom het vooral essentieel is om de vroegere saldi van het huidige veranderingsrapport met historische saldi in overeenstemming te brengen die u voor een bepaalde periode hebt herzien. Als u wordt geconcentreerd op huidige saldi en activiteit, maar het vroegere saldo is veranderd, zult u geen nauwkeurige resultaten zien.
- De rapporten van het verschil. Deze documenten tonen aan hoe de daadwerkelijke resultaten van verwachte of geschatte resultaten verschillen. Één kolom toont geplande resultaten, een andere kolom de daadwerkelijke resultaten en de resterende kolommen tonen het verschil (verschil) in dollars en/of percentages. De voorbeelden van verschilrapporten omvatten begroting versus daadwerkelijke rapporten (over het algemeen op rekening-gebaseerde rapporten) en geschat versus de daadwerkelijke die rapporten van baankosten (gewoonlijk geschatte en daadwerkelijke kosten te tonen door baanstadium worden gestructureerd voor individuele banen).
De rapporten van het verschil zijn vooral nuttig voor fraudepreventie; het is moeilijk om grote dollarverschillen te verbergen wanneer een bedrijfseigenaar voortdurend daadwerkelijk versus geplande resultaten controleert.
Herinner me, echter, dat u slechts een gedeelte van de financiële activiteit kunt zien ingegaan in de boeken. Bijvoorbeeld, kunnen de materialenkosten op doel voor banen A, B zijn en C, nog andere kosten kan op de boeken worden omvat die niet aan om het even welk van die banen zijn toegewezen. Controleer Uw Gegevens kruiselings Het is belangrijk verschilrapporten met reservegegevens periodiek om kruiselings te controleren om ervoor te zorgen de som delen het totaal evenaart. Ik stel aan cliënten typisch voor dat zij een op rekening-gebaseerd „winst & verlies door baan“ rapport voorbereiden en de rekeningstotalen tegen een de totalen“ rapport „van de bedrijfrekening controleren. Knappe embezzler kon de begroting of de raming ook veranderen om ongebruikelijke activiteit omhoog te omvatten, maar een scherpzinnige eigenaar die in aanraking met de aantallen is zou waarschijnlijk dat subterfuge bevlekken.
- Gefiltreerde en gewijzigde rapporten. Vele boekhoudingssystemen staan de rapportvoorbereider aan filterrapporten toe om slechts bepaalde transacties te tonen of rapporten uit te voeren in een spreadsheet die kan worden gewijzigd alvorens wordt gedrukt. Beide eigenschappen kunnen zeer nuttig zijn wanneer het analyseren van of het halen van informatie voor wettige doeleinden, maar het is gemakkelijk om downside te zien.
Als u „geen handen op“ benadering van uw boekhoudingssysteem goedkeurt en regelmatig de nauwkeurigheid van uw rapporten bevestigt, kan het voor iemand vrij gemakkelijk zijn zorgvuldig om te selecteren, of wijzigt zich, de informatie die u ziet.
Aanbevelingen
- Vraag en denk om boekhoudingsrapporten in een verscheidenheid van formaten te zien: summier, gedetailleerd, ondersteunend programma's, verandering en verschil. U moet op de verschillende informatie trekken elk formaat verstrekt om een volledig beeld van uw financials te krijgen.
- Verg de tijd om uw rapporten voor redelijkheid en nauwkeurigheid te herzien. Bijvoorbeeld:
- Evenaart het totaal de som delen?
- Gaan de geplande bedragen akkoord met uw rappel?
- Gaan de beginsaldi akkoord met vroeger-periode het sluiten saldi?
- Stel me tevreden dat de rapporten u herziet niet zijn veranderd of gewijzigd tussen wat momenteel in het boekhoudingssysteem is.
Uw interne financiële verklaringen hebben een verhaal aan aandeel. Als u hen constant herziet en enkel een weinig extra tijd vergt om de nauwkeurigheid van de gegevens te bevestigen die zij hebben bevat, u zijn=zult= bij goed machte om om het even welke significante ongebruikelijke financiële activiteit te ontdekken. Dat gaat een lange manier naar het verhinderen van binnenbanen. Diane C.O. Gilson, ACCOUNTANT, de CIA, is een Verklaarde QuickBooks ProAdvisor en de boekhoudingsbus van MasterBuilder ProAdvisor, van de auteur, van de trainer en van de bouw, evenals toont een frequente spreker bij de Internationale Bouwers' en Remodelers' tonen. Haar firma, Info plus Boekhouding PC/CPA, aanbiedingenboekhouding en de steundiensten om bouwbedrijven te helpen nauwkeurigere en geschikte van de baankostprijsberekening en looppas betere beheersrapporten doen. Het contact Gilson via e-mail, of roept haar bij 734-544-7620. Vroegere Artikelen in deze Reeks - Om te lezen, „Beschermend tegen Fraude: Een inleiding,“ een gepubliceerde Deel 1 van deze reeks, 15 Dec., klikt hier.
- Om, „bent u in gevaar Te lezen? Beschermend tegen Fraude,“ een gepubliceerde Deel 2 van deze reeks, 26 Januari, klikt hier.
- Om te lezen, de „Goede Strategieën van de zelf-Defensie zullen helpen Uw Zaken tegen Fraude beschermen,“ een gepubliceerde Deel 3 van deze reeks, 9 Februari, hier klikken.
- Om te lezen, de „Levensstijlen kunnen Rode Vlaggen zijn: Ken Waarschuwingssein van Fraude,“ Deel 4 van dit reeks gepubliceerd Maart 1, klikken hier.
- Om te lezen, het „Vreemde Gedrag mag Tip zijn aan Mogelijke Fraude ,“ een Deel 5 van deze gepubliceerde reeks 5 April, hier klikken.
|
.jpg)
