Als uw boekhoudingssysteem behoorlijk opstelling is, zullen de bekwame accountants of de boekhouders uw vragen kunnen vrij snel beantwoorden.
Aanbeveling: Zorg ervoor u een goed boekhoudingssysteem op zijn plaats hebt, dat de mensen die gebruiken het goed - opgeleid zijn en dat zij de noodzakelijke beheersrapporten voor het volgen van de financiën van uw bedrijf kunnen verstrekken. Schrijf het melden van plichten in beschrijvingen van de werknemers de' baan. - Beantwoordend een vraag met een vraag of elders leidend uw aandacht. Bijvoorbeeld:
U: „Waarom onze materialenkosten zo veel hoger dan zijn wij voor?“ in de begroting opnamen
Reactie #1: „Ik weet niet het. Schijnen zij werkelijk die hoogte aan u? Kon het timmerhoutbedrijf hebben veranderd hun het tarief structuur?“
Reactie #2: „Dat is een goede vraag. Ik zal een blik bij het nemen. Door de manier, zijn u die bij het nemen van Fred aan de Internationale Bouwers plannen' tonen met u dit jaar?“ Geen van beide reactie beantwoordt uw vraag en beide subtiel „duw“ u in een andere richting zonder uw verzoek direct te weigeren. U kunt zelfs vergeten dat u de vraag stelde.
Aanbeveling: Maak nota's over vragen u geantwoord wilt. Dan stel een tijd of een datum aan follow-up op de details vast. - De „blik over daar“ komt naderbij
Een werknemer tot geen goed kan proberen om uw aandacht aan een ander gebied te leiden alvorens u begint sonderend gebieden waar de fraude voorkomt. Bijvoorbeeld, als hij of zij van de materialenonkostenrekening steelt, kan het gesprek als dit gaan:
U: „Dank voor het geven van me die maandelijkse rapporten. Ik zal door hen.“ op dit ogenblik kijken
Boekhouder: „Ik merkte op onze materialenkosten wat hoogte zijn, maar wat ik over ben de hoeveelheid overwerk werkelijk bezorgd ben die verschijnt. Wij moeten werkelijk ons bij het werken met de productiesupervisors concentreren zodat beginnen zij die overwerkkosten onder controle te krijgen!“
Aanbeveling: Wanneer u informatie herziet, onderzoek zorgvuldig gebieden in detail die analyse vergen. Me sta op een zijspoor gebracht niet toe om te worden door iemand anders adviezen of commentaren. - Het verstrekken onbegrijpelijke of overdreven complexe antwoorden
De boekhouding kan zeer technisch en zelfs boring schijnen aan de meeste bedrijfseigenaren. Niettemin, zou een goede accountant zelfs de ingewikkeldste reeks transacties in basistermen moeten kunnen duidelijk verklaren. Laat uw boekhouder of accountant niet „over uw hoofd spreken.“
Aanbeveling: Als u iets niet begrijpt, houd stellend vragen tot u. Verzoek indien nodig om beelden, stroomgrafieken of geschreven verklaringen. Als uw huidige boekhouder of accountant niet het aan u kan verklaren, zoek buitenhulp. Het is uw geld, zodat zou u moeten worden gemotiveerd om te begrijpen wat het voor u doet. De werknemers die om in over hun hoofden schijnen te zijn kunnen proberen om frauduleuze activiteit te verbergen. Uw activa zijn in gevaar als u vaak commentaren zoals hoort:
- „Ik heb geprobeerd om die bankverzoeningen te beëindigen, maar mijn schoonzuster is in het ziekenhuis geweest en mijn zoon werd enkel een bevordering en moest zich bewegen zodat had hij hulp nodig. En Fred onderaan de zaal vroeg me om hem met zijn post te helpen en toen…“
- „Ik begrijp niet hoe dit gehele pakket van de boekhoudingssoftware werkt. Ik zette de aantallen in deze rekening en het volgende ding dat ik zij verschijnen in een verschillende rekening heb geweten of zij enkel totaal missen. Ik ben totaal verward.“
- „Ik heb net gehad zodat hier veel gaand, weet ik niet waar die documenten gingen. Zij moeten zijn rond hier ergens. Misschien onder deze stapel documenten.“
- „Ik ken om het even wat over aantallen helemaal niet! Ik kan niet 2 en 2 toevoegen en hen maken uit komen aan 4. Nr, heb ik geen idee bij allen hoe wij drie identieke controles naar de zelfde verkoper verstuurden. Ik moet over iets anders hebben gedacht toen ik rekeningen.“ inging
Aanbeveling: Wij allemaal worden afgeleid, nu en dan verward of gedesorganiseerd. Maar als u een patroon van om het even welk van dit gedrag opmerkt, vind onmiddellijk verschillende huisbewaarders om uw financiële en boekhoudingsverrichtingen te beschermen. - Verdedigings, verontwaardigde of oneerbiedige houding
Keur nooit oneerbiedige, nietverantwoordelijke reacties op uw vragen goed. Zij zijn een andere tip aan mogelijke fraude.
Zeg u een werknemer vraagt, „waarom onze materialenkosten zo veel hoger dan het in de begroting opgenomen bedrag?“ zijn De nietaanvaardbare reacties kunnen omvatten:
„Wat? Niet denkt u ik correct inging de aantallen?“ „Wat? Niet vertrouwt u op me? Denkt u ik van u?“ steel „Slaat me. Ik heb geen idee wat die kerels in het kopen.“ doen „Ik ga enkel de rekeningen in. Ik analyseer niet de aantallen.“
Aanbeveling: Herinner me - het is uw zaken en uw geld. Veronderstellend eerbiedigt u uw werknemers, verstrekt adequate opleiding en compenseert hen vrij, hebt u elk recht volledige verklaringen of een directe, nuttige aanbieding te verwachten om de gevraagde informatie te onderzoeken en te verstrekken. Acteren uit: Andere Oneven Trekken Possessiveness
Een gezonde betekenis van baaneigendom is goed, maar de verduisteraars vaak zijn uiterst possessief over hun werk en milieu. Ben op het vooruitzicht voor werknemers die: - Verg nooit vakantie of zieke tijd, zelfs wanneer aangespoord om dit te doen
- Zijn geen gewillige dwars-trein anderen om hun werk te doen
- Verzet me tegen het delen van plichten die zoals controles en saldi die handelen (b.v., iemand anders niet willen verkoperscontroles uit posten)
- Werk ongebruikelijke en/of bovenmatige uren zonder een geldige reden
- Dicht wacht en/of slot omhoog hun bureaus en documenten
Aanbeveling: Dring erop aan dat de werknemers aan de vakanties van twee weken, dwars-trein anderen in hun baan nemen en dat hun bureaus en documenten voor de bedrijfeigenaar toegankelijk blijven. Tekens van Aan de gang zijnde Spanning
Het neemt heel wat tijd en aandacht om een fraude op zee te houden. Zoals te verwachten, werken de verduisteraars vaak lange uren. De schuld kan een tol op zij nemen die lange regelingen dragen en zijn eigen reeks „symptomen.“ veroorzaken
Terwijl het eerbiedigen van hun rechten, zie wat u over werknemers kunt leren die schijnen te zijn: - Overdreven beklemtoond
- Slechtgezind
- Zelf-met medicijnen behandelt
- Het hebben van familieproblemen
Aanbeveling: Geen kwestie hoe bezig u bent, het is belangrijk om aandacht aan uw werknemers' te besteden emotionele staten. De aan de gang zijnde spanning kan op andere situaties wijzen die een risico voor uw zaken kunnen stellen. Monitor beklemtoonde werknemers dicht. Nota en waarschuwing: Nadat de fraude wordt ontdekt, realiseren de de bedrijfeigenaren en managers vaak zij waarschuwingsseinen negeerden of geen wat om wisten te zoeken. Dat is waarom het zo belangrijk om over gedragspatronen is te leren die frauduleuze activiteit voorafgaan of kunnen begeleiden. Zich gelieve te herinneren, echter, dat het erkennen van om het even welk hierboven besproken gedrag betekent niet dat de fraude eigenlijk lopend is. Als u een werknemer van het wangedrag verdenkt, eerbiedig de wettelijk rechten van de persoon en bepaal de plaats onmiddellijk van een gekwalificeerde beroeps om u bij te staan. Lees „het Beschermen van tegen Fraude: Principes van zelf-Defensie“ voor sommige wijzers op hoe te te werk te gaan. Diane C.O. Gilson, ACCOUNTANT, de CIA, is een Verklaarde QuickBooks ProAdvisor en de boekhoudingsbus van MasterBuilder ProAdvisor, van de auteur, van de trainer en van de bouw, evenals toont een frequente spreker bij de Internationale Bouwers' en Remodelers' tonen. Haar firma, Info plus Boekhouding PC/CPA, aanbiedingenboekhouding en de steundiensten om bouwbedrijven te helpen nauwkeurigere en geschikte van de baankostprijsberekening en looppas betere beheersrapporten doen. Het contact Gilson via e-mail, of roept haar bij 734-544-7620. Vroegere Artikelen in deze Reeks - Om te lezen, „Beschermend tegen Fraude: Een inleiding,“ een gepubliceerde Deel 1 van deze reeks, 15 Dec., klikt hier.
- Om, „bent u in gevaar Te lezen? Beschermend tegen Fraude,“ een gepubliceerde Deel 2 van deze reeks, 26 Januari, klikt hier.
- Om te lezen, de „Goede Strategieën van de zelf-Defensie zullen helpen Uw Zaken tegen Fraude beschermen,“ een gepubliceerde Deel 3 van deze reeks, 9 Februari, hier klikken.
- Om te lezen, de „Levensstijlen kunnen Rode Vlaggen zijn: Ken Waarschuwingssein van Fraude,“ Deel 4 van dit reeks gepubliceerd Maart 1, klikken hier.
| 
In „