Procédures de réunion de à la maison l'association de propriétaires :

Procédures de réunion de à la maison l'association de propriétaires : Formel ou sans cérémonie
par Richard Thompson

Ainsi, des procédures plus sans cérémonie sont encouragées. Si une question particulière est importante ou controversée, la carte peut toujours suivre des procédures plus formelles.

Les procédures lors de la réunion annuelle, cependant, devraient être dues plus formel au nombre de membres présents. À moins que des règles formelles soient suivies, les membres peuvent croire que le président indique le favoritisme. On doit observer des limites sur la discussion pour maintenir la réunion à l'heure. Les voix formelles aident à éviter des défis judiciaires aux mesures prises.

Une partie de n'importe quelle réunion annuelle devrait être un modèle connu sous le nom de « ordre du jour » ou « commande des affaires » qui ont les composants suivants :

 

• Établir un quorum : Une réunion annuelle ne devrait pas être convoquée pour passer commande jusqu'à ce qu'un quorum soit présent. Un « quorum » est le nombre de membres eus droit à la voix représentée chez la personne ou par procuration pour que les affaires soient légalement traitées. Le quorum réel est habituellement défini dans les documents de gouvernement et peut varier d'un petit pourcentage à une majorité des membres ou même au grammage de vote dans le cas où des charges sont allouées selon des pourcentages ou une autre formule sans compter qu'également. Une fois qu'un quorum a été vérifié, le président annonce les résultats et des conditions, « la réunion viendra maintenant pour passer commande. »

   

• Examen des minutes : Les organismes qui se réunissent seulement une fois par an typiquement n'approuvent pas des minutes puisque peu de membres sont susceptibles de se rappeler ce qui s'est produit lors d'une réunion tenue il y a une année. Des minutes sont typiquement distribuées aux participants et les conditions de président, « s'il n'y a aucune objection, les minutes sont approuvées. »

   

• Rapports des officiers et des Comités permanents : Des rapports habituellement sont présentés d'abord par le président, suivi du trésorier suivi des chaises de Comité permanent. Les rapports sont habituellement l'information seulement et aucun mouvement à approuver n'est nécessaire à moins qu'il y ait des recommandations d'être mises en application. Par exemple, la chaise de Comité budgétaire peut conclure en disant, « je me déplace que des droits à la maison de propriétaire soient grimpés jusqu'à $25. » Si tel est le cas, le mouvement devrait être agi au moment.

   

• Rapports des comités spéciaux : À la différence des Comités permanents, les comités spéciaux n'ont pas l'existence continuelle. Ils existent afin d'un projet spécifique. Par exemple, le Comité de révision de règlement pourrait être créé pour améliorer le CC&Rs (codes, engagements et restrictions). Les implications des recommandations du Comité spécial peuvent être énormes et souvent exiger une voix de l'adhésion.

   

• Affaires non terminées : Ceci se rapporte à des sujets reportés d'une réunion précédente comme :

   

  • Toute question qui était en instance quand la réunion précédente était suspendue ;

     

  • Tous points à l'ordre du jour de la réunion précédente qui n'ont pas été atteints ; ou

     

  • Sujets qui ont été remis à plus tard à la présente réunion.

Le président devrait savoir s'il y a des postes à considérer sous des affaires non terminées ainsi ils sont énumérés à l'ordre du jour. S'il n'y en a pas, l'ordre du jour peut n'en énoncer « aucun. »

 

• Affaires nouvelles : Dans cette catégorie, les membres peuvent présenter n'importe quel nouveau point pour la considération. Le président présente la catégorie en demandant, « y a il n'importe quelles affaires nouvelles ? » N'importe quel membre peut alors présenter de nouveaux points de l'ordre du jour en faisant un mouvement et en obtenant une seconde. Après la considération de chaque poste, la chaise demande à plusieurs reprises, « y a il toutes autre affaires nouvelles ? »

Ce procédé continue jusqu'à ce qu'il n'y ait aucun poste additionnel d'affaires à venir devant l'assemblée. Cette catégorie est utilisée pour la discussion seulement. Si la matière présentée exige une voix de l'adhésion à approuver, comme un amendement aux documents de gouvernement, tous les membres doit être conseillée de elle dans la notification de la réunion.

 

• Lever la séance que le président peut lever la séance sans attendre un mouvement pour être suspendu. Il demande simplement, « y a il toutes autre affaires ? » S'il n'y a aucune réponse, il énonce, « puisqu'il n'y a aucune autre affaire, la réunion est levé. »

Si la coutume exige qu'un mouvement à être suspendu soit fait, le président peut demander, « y a il un mouvement à être suspendu ? » Une fois que le mouvement est fait et secondé, le président peut-il demander, « y a-t-il une objection à lever la séance ? N'entendant aucune objection, la séance est levée. »

Le bon organisme ne peut pas par lui-même garantie une réunion réussie. Cependant, un manque de structure est presque sûr de causer la confusion et le mécontentement parmi des membres. En conséquence, les efforts ont dépensé en prévoyant le procédé d'une réunion sont bons en valeur l'effort. Les meilleures réunions utilisent des procédures et une commande des affaires qui sont parfaitement travaillées pour adapter l'occasion.