Avocat-conseil de capot : Protection de vos actifs d'association par Benny L. Kass
Question : J'ai été juste élu trésorier de notre association de condominium. Récemment, j'ai lu qu'un directeur de propriété en Virginie a pu avoir détourné des milliers de dollars des associations auxquelles il était associé. Tout à fait franchement, je suis effrayé, parce que je suis complètement mal équipé pour cette tâche. Queest-ce que je peux faire pour sauvegarder l'argent de notre association ? Réponse : En dix dernières années, si la mémoire me sert la droite, il y a eu 3 épisodes où les directeurs de propriété ont volé l'argent de leur usager. Tandis que c'est de manière dégagée traumatique pour l'association affectée -- et particulièrement son trésorier -- dans la situation dans son ensemble c'est un numéro très petit. La grande majorité de directeurs de propriété sont préoccupées par le bien-être financier de leurs usagers. Mais parce qu'il y a quelques « pommes gâtées », et parce que vous pendant que le trésorier sont chargés de la responsabilité de manipuler les affaires financières de votre association, vous êtes justifié en étant nerveux. Malheureusement, il y a beaucoup de membres du conseil qui croient qu'étant élu à un conseil d'administration est seulement un fonctionnement cérémonieux. Mais vous avez la bonne attitude. La première chose est de rencontrer votre comptable d'association. Se charger de passer autant heure comme possible avec lui/elle, même si ce sera des charges additionnelles pour votre association. Le comptable devrait expliquer comment les livres sont maintenus et te donner des pointes sur la façon dont repérer des émissions de problème. Vous pouvez même vouloir que le comptable vous rencontre tous les mois pendant deux ou trois heures, jusqu'à ce que vous ayez une bonne compréhension des livres et des archives. Après, le rencontrer votre directeur de propriété et révisent vos politiques financières d'association comme mises en application par le directeur. Poser les questions si vous ne comprenez pas des choses ; après tous, le directeur de propriété travaille pour votre association et sera sensible à vos soucis. En conclusion, rencontrer l'agent de l'assurance de l'association. Se répondre qu'il y a remplissage adéquat pour un quelconque et toutes sortes de détournement de n'importe qui -- s'il est aux mains du directeur de propriété, un des membres du conseil ou même d'un propriétaire. Maintenant que vous avez une compréhension décente de l'image financière de votre association, voici quelques suggestions que vous et votre carte devriez sérieusement considérer : D'abord, s'assurer que la société est convenablement qualifiée dans la juridiction où votre propriété est localisée. Quelques juridictions exigent du directeur de maintenir un permis courant de directeur de propriété. En second lieu, quand vous envisagez d'engager un nouveau directeur, vérifier la compagnie soigneusement. Peut-être vous devriez même obtenir des rapports de crédit sur la société (et le directeur de propriété qui entretiendront votre association) ; ceci, naturellement, exigera la permission du directeur, mais ils ne devraient pas objecter s'ils veulent vos affaires. Troisièmement, contrôle de subsistance de vos fonds. D'une façon générale, il y a deux catégories d'argent dans une association de communauté : comptes d'exploitation et comptes de réservation. Tous les comptes devraient être dans le nom unique de votre association et ne doivent pas être mélangés de quelque façon avec d'autres fonds commandés par le directeur. - Le compte d'exploitation. Régler un chiffre du dollar au-dessus dont le directeur de propriété aura besoin de la Co-signature au moins d'un membre du conseil sur toute l'extinction de tests de ce compte. Ceci créera un fardeau sur le directeur de propriété et le membre du conseil qui doit signer des chèques. Mais, à mon avis, si vous voulez servir sur la carte, vous devriez être disposé à assumer ces responsabilités qui protégeront les fonds appartenant aux propriétaires d'ensemble qui vous ont élu.
De manière dégagée, il y a des tests courants qui doivent être payés sur une base mensuelle -- comme des factures d'eau, l'assurance, et la collection de détritus. Si vous fixiez une limite du dollar (telle que $1-2.000), le directeur de propriété peut écrire des chèques jusqu'à cette quantité sans deuxième signature. Mais en vérifie au-dessus de cette limite doit Co-être signé par au moins un membre du conseil. Votre banque te donnera des cartes de signature et ces conditions devraient être définies dans ces documents. Puis, la banque devra honorer votre demande. - Les comptes de réservation : seulement des officiers de votre association devraient être autorisés signer des chèques (ou transférer des fonds) de ces comptes. Votre association n'utilise pas des fonds de réserve sur une base quotidienne ou mensuelle, et ce ne devrait pas être ainsi des difficultés sur n'importe qui pour exiger que seulement des officiers soient autorisés avoir accès à ces fonds. Au minimum, deux signatures devraient être exigées ; vous ne voulez pas ne donner le pouvoir absolu à aucun un officier de signer ces chèques.
Quatrièmement, s'assurer que les entreprises de gestion de propriété ont l'assurance adéquate (obligation de fidélité) couvrir votre association en cas du détournement, de la fraude ou d'autres activités qui peuvent causer à votre association une perte. Le secteur des assurances écrira l'assurance en esclavage « de remplissage de tierce personne » qui te donnera la protection en cas d'une perte. La quantité de la politique, naturellement, dépendra de votre situation financière. Quelques associations ont des centaines de milliers de dollars dans les réservations ; de manière dégagée, le remplissage de tierce personne dans la quantité de $50.000, par exemple, est affligeant insatisfaisant pour ces associations. La politique devrait comprendre des actes injustifiés des officiers et des directeurs. Cinquièmement, s'assurer que vous (et pas le directeur de propriété) embauchez un cabinet comptable pour te donner un plein contrôle tous les ans. Votre association devrait donner une lettre de l'enclenchement au comptable, et le comptable devrait rapporter de nouveau à vous -- et pas le directeur. Sixièmement, et peut-être d'une manière plus importante, insister sur le fait que le directeur de propriété donnent vous et vos membres du conseil un rapport mensuel de situation financière, qui comprendra des copies des relevés de compte réels reçus par les entreprises de gestion. Vous devriez également exiger que la banque envoient un relevé de compte double directement au trésorier de carte. Réviser ce produit soigneusement tous les mois dans les cinq jours du reçu. Maintenir dans l'esprit que chaque membre du conseil a un rapport fiduciaire avec tous les propriétaires d'ensemble. Je suppose que vous examinez vos propres relevés de compte sur une base mensuelle ; vous devriez faire aucun moins pour les propriétaires d'ensemble que vous servez. La plupart des directeurs de propriété sont honnêtes et assidus. Cependant, un directeur malhonnête moulera malheureusement une large brosse de méfiance sur l'industrie entière. Je ne crois pas que les directeurs de propriété s'opposeront aux diverses suggestions que j'ai faites, et en effet la plupart des directeurs de communauté ont déjà mis en application ces recommandations dans leurs fonctionnements. Mais quand il y a argent, là sera avarice et corruption. Les membres du conseil d'association de la Communauté ont le pouvoir à commander -- comme mieux ils peuvent -- la sécurité des fonds d'association, et des phases devraient être mises en application pour faire juste cela. | 
