Des rapports de synthèse peuvent être établis au niveau de compte. Même si vous êtes principalement intéressé par la version la plus récapitulée du document, demander le rapport de « rendre compte-niveau ». Vous pouvez rapidement voir quels comptes composent le total. Les rapports de synthèse peuvent être très utiles pour l'image « grande » et tendre la tache. Cependant, si vous regardez seulement tout au plus des versions récapitulées, vous pouvez manquer ou donner sur l'information essentielle.
- Rapports détaillés de transaction. Ces documents énumèrent les différentes entrées qui composent comptes par la carte de crédit les' (par exemple, des factures, équilibres totaux spécifiques des de frais, des écritures comptables, des factures, etc.). Les rapports de transaction sont utiles en résolvant des questions au sujet de ce qui compose l'équilibre dans un compte particulier. En plus de la date de transaction et le fournisseur, vous pouvez le trouver utile d'inclure une colonne qui indique qui a fait chaque entrée et la date et l'heure où elles ont faite ainsi.
- Programmes de soutien. Un programme de soutien est simplement une liste de ce qui compose un équilibre de compte. Ceux-ci sont généralement préparés pour des comptes de bilan. Les programmes de soutien typiques indiquent une liste détaillée des comptes fournisseurs ou des comptes clients (les deux devraient être indiqués dans un format de « vieillissement » ; c.-à-d., analysé par la durée ils ont été bénévoles).
Vous devriez également périodiquement demander à voir des programmes de soutien pour indiquer ce qui est compris dans les comptes tels que des « emprunts des employés recevables, » des « travaux en cours, » « suspens » (espérons-vous n'ont pas un de ceux !) et d'autres comptes qui contiennent les entrées que « venir et aller. »
- « Changer » les rapports. Qu'est changé depuis le mois dernier ? Dernier trimestre ? L'année dernière ? Ces rapports indiquent typiquement des équilibres du mois le plus récent, une colonne différente indiquant les équilibres du mois antérieur (ou le quart antérieur ou l'année antérieure) et des colonnes restantes qui indiquent le pourcentage de changement du dollar et/ou depuis la période de rapport précédente. Les rapports de changement sont particulièrement utiles pour les rapports de bilan, que je discuterai en détail dans le prochain article.
Comme vous révisez le rapport, confirmer que les équilibres de compte ont énuméré pour le mois précédent, quart ou l'année sont conformes aux rapports antérieurs de changement que vous avez révisés. (Note : Les comptables demandent habituellement si les équilibres « roulent en avant » ; c.-à-d., si vous commencez par l'équilibre antérieur de commencement et représentez les hausses et les diminutions, le résultat doit être conforme à l'équilibre de fin.) Beaucoup de plans de comptable permettent à des utilisateurs de changer des équilibres pendant des périodes de reportage antérieures. C'est pourquoi il est particulièrement crucial de réconcilier les équilibres antérieurs du rapport courant de changement avec les équilibres historiques que vous avez révisés pendant une période donnée. Si vous êtes concentré sur les balances courantes et l'activité, mais l'équilibre antérieur a été changé, vous ne verrez pas des résultats précis.
- Rapports de désaccord. Ces documents indiquent comment les résultats réels diffèrent des résultats attendus ou prévus. Une colonne donne des résultats prévus, une autre colonne les résultats réels et les colonnes restantes indiquent la différence (désaccord) en dollars et/ou des pourcentages. Les exemples des rapports de désaccord comprennent le budget contre des rapports réels (rapports généralement rendre compte-basés) et prévu contre des rapports réels de coût de travail (habituellement structurés aux prix de revient prévus et d'exposition par l'étape de travail pour différents travaux).
Les rapports de désaccord sont particulièrement utiles pour la lutte contre la fraude ; il est difficile de cacher de grands désaccords du dollar quand un entrepreneur contrôle continuellement réel contre des résultats prévus.
Se rappeler, cependant, que vous pouvez voir seulement une partie de l'activité financière écrite dans les livres. Par exemple, les coûts de matériaux peuvent être sur la cible pour les travaux A, B et C, pourtant d'autres coûts peuvent être inclus sur les livres qui n'ont été attribués à aucun de ces travaux. Contre-vérifier vos données Il est important de contre-vérifier périodiquement des rapports de désaccord avec des données de secours pour s'assurer le montant des égales de pièces le total. Je propose typiquement aux usagers qu'ils établissent « bénéfice et perte un rapport rendre compte-basé par travail » et vérifient les totaux de compte contre « des totaux d'un compte de compagnie » rapportent. Un détourneur intelligent pourrait également changer le budget ou l'évaluation pour dissimuler l'activité peu commune, mais un propriétaire astucieux qui est en contact avec les numéros repérerait probablement ce subterfuge.
- Rapports filtrés et modifiés. Beaucoup de plans de comptable permettent au préparateur de rapport de filtrer des rapports pour indiquer seulement certaines transactions ou pour exporter des rapports dans un bilan qui peut être modifié avant d'être imprimée. Tous les deux dispositifs peuvent être très utiles quand l'analyse ou l'extraction de l'information pour des buts légitimes, mais de elle est facile de voir le du côté incliné.
Si vous n'adoptez pas des « mains » à l'approche à votre plan de comptable et ne confirmez pas régulièrement l'exactitude de vos rapports, il peut être assez facile pour quelqu'un de sélectionner soigneusement, ou modifier, l'information que vous voyez.
Recommandations
- Demander et les compter pour voir aux rapports de comptabilité dans une série de formats : programmes, changement et désaccord de résumé, détaillé, de soutien. Vous devez utiliser l'information différente que chaque format fournit pour obtenir une image complète de vos finances.
- Prendre le temps de réviser vos rapports pour le caractère raisonnable et l'exactitude. Par exemple :
- Le total égale-t-il le montant des parties ?
- Les montants prévus sont-ils conformes à votre rappel ?
- Les équilibres de commencement sont-ils conformes aux équilibres fermants d'antérieur-période ?
- Se répondre que les rapports que vous révisez n'ont pas été changés ou n'ont pas été modifiés entre ce qui est actuellement dans le plan de comptable.
Vos états financiers internes ont une histoire à partager. Si vous révisez conforme eux et le temps extra de prise juste un peu de confirmer l'exactitude des données qu'ils contiennent, vous serez en bonne position pour découvrir n'importe quelle activité financière peu commune significative. Cela va un long chemin vers prévenir des travaux intérieurs. Diane C.O. Gilson, CPA, la C.I.A, est un QuickBooks certifié ProAdvisor et MasterBuilder ProAdvisor, auteur, entraîneur et entraîneur de comptabilité de construction, comme un haut-parleur fréquent aux constructeurs internationaux' indiquent et les remodeleurs' indiquent. Sa société, information plus la comptabilité PC/CPA, comptabilité d'offres et services de support pour aider des entreprises de construction font un calcul des coûts plus précis et plus opportun de travail et courent de meilleurs rapports de management. Entrer en contact avec Gilson par l'intermédiaire de l'email, ou l'appeler à 734-544-7620. Des articles plus tôt de cette série - Pour lire, « se protégeant contre la fraude : Une introduction, la » partie de cette série, éditée le 15 décembre, cliquettent ici.
- Pour lire, « êtes-vous en danger ? Se protégeant contre la fraude, la » partie de cette série, éditée le 26 janvier, cliquettent ici.
- Pour lire, les « bonnes stratégies de défense aideront à protéger vos affaires contre la fraude, » la partie de cette série, éditée le 9 février, cliquettent ici.
- Pour lire, les « styles de vie peuvent être les drapeaux rouges : Connaître les panneaux d'avertissement de la fraude, la » partie du ce 1er mars édité par série, cliqueter ici.
- Pour lire, « le comportement étrange peut être indication à la fraude possible , » la partie du ce 5 avril édité par série, cliquettent ici.
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