Ihre Buchhaltung-Reports wiederholen, um sich vor Betrug zu schützen - 5/10/2004 - Hypothekenkredit neu finanzieren Schuld-Stammaktie

Ihre Buchhaltung-Reports wiederholen, um sich vor Betrug zu schützen

Es ist nie eine gute Idee, Reports von jedem freundlichen ohne Messwert sie oben anhäufen zu lassen. Außer der Verfehlung heraus auf der Gelegenheit, Ihre Geschäfte, indem Sie Maßnahmen auf den Daten zu verbessern ergriffen, konnten Sie einen Angestellten Sie berauben lassen blind. Ist hier, wie man verhindert, dass das in Ihrer Firma geschieht.

Die Art der Buchhaltung-Reports

Gutes Geschäftsverfahren schreibt das Bleiben in der Note mit Ihrer täglichen und Monatsfinanztätigkeit vor. Wenn einer Ihrer Angestellten Ihre Geldtransaktionen behandelt und Zugang zu Ihren Aktiva hat, wird es sogar kritisch, Buchhaltungreports jeder Monat zu empfangen und sorgfältig zu wiederholen.

Mit den folgenden Listenformaten und den Informationen vertraut werden, die sie enthalten:

• Zusammenfassende Berichte. Standardbilanzaufstellungen und Gewinn- und Verlustrechnungen sind gute Beispiele der Zusammenfassungart Reports. Sie vereinigen die Resultate einiger Verhandlungen während eines gegebenen Zeitabschnitts in die spezifischen, spezifizierten Rechnungen (z.B., Arbeitskraft' Ausgleichsversicherung) oder generalisierten mehr Rechnungsgruppen (z.B., Ausgleich und sonstige Vorteile).

Zusammenfassende Berichte können auf dem Rechnungsniveau vorbereitet werden. Selbst wenn Sie an der zusammengefassten Version des Dokuments hauptsächlich interessiert sind, um den „Erklärenniveau“ Report bitten. Sie können schnell sehen, welche Rechnungen die Gesamtmenge bilden. Zusammenfassende Berichte können zu den Zwecken „der grossen Abbildung“ sehr nützlich sein und Aufdeckung neigen. Jedoch wenn Sie nur höchstens zusammengefasste Versionen schauen, können Sie lebenswichtige Informationen verfehlen oder übersehen.

• Ausführliche Verhandlungreports. Diese Dokumente zeigen die einzelnen Eintragungen auf, die spezifische Rechnungs' (z.B., Rechnungen, Kreditkarte lädt, Journaleinträge, Rechnungen, etc.) auf Gesamtsaldi bestehen. Verhandlungreports sind nützlich, wenn man Fragen löst über, was den Saldo in einer bestimmten Rechnung bildet. Zusätzlich zum Verhandlungdatum und der Verkäufer, können Sie es nützlich finden, eine Spalte mit einzuschließen, die zeigt, wem jede Eintragung und das Datum und die Zeit bildete, die sie so taten.
   

• Stützenzeitpläne. Ein stützenzeitplan ist einfach eine Liste von, was einen Rechnungssaldo bildet. Diese werden im Allgemeinen für Bilanzrechnungen vorbereitet. Typische stützenzeitpläne zeigen eine ausführliche Auflistung der fälligen Rechnungen oder der Außenstände (beide sollten in einem „Altern“ Format gezeigt werden; d.h. analysiert worden durch die Zeitspanne sind sie unbezahlt gewesen).
  
  Sie sollten auch regelmäßig bitten, stützenzeitpläne zu sehen, um, was in den Rechnungen wie „ausstehenden Angestelltdarlehen eingeschlossen ist,“ „im Entstehen befindliches Werk zu zeigen,“ „Spannung“ (uns Sie hoffen lassen haben nicht eins von denen!) und andere Rechnungen, die Eintragungen enthalten, die „kommen und gehen.“
  
   
• Reports „ändern“. Was wird seit letztem Monat geändert? Letztes Quartal? Letztes Jahr? Diese Reports zeigen gewöhnlich die neuesten Saldi des Monats, eine andere Spalte, welche die vorherigen Saldi zeigen des Monats (oder vorherigen Vierteljahres oder vorherigen Jahres) und restliche Spalten, die die Dollar- und/oder Prozentsatzänderung seit dem vorhergehenden Reportzeitraum zeigen. Änderungsreports sind für Bilanzreports besonders nützlich, die ich im Detail im Folgenden Artikel bespreche.

Wie Sie den Report wiederholen, bestätigen, dass die Rechnungssaldi für den vorhergehenden Monat verzeichneten, Viertel, oder Jahr stimmen mit vorherigen Änderungsreports überein, die Sie wiederholt haben. (Anmerkung: Buchhalter fragen normalerweise, ob die Saldi „vorwärts rollen“; d.h. wenn Sie mit dem vorherigen Anfangsaldo beginnen und die Zunahmen und die Abnahmen erklären, muss das Resultat mit dem Endesaldo übereinstimmen.)

Viele Rechnungssysteme erlauben Benutzern, Saldi für vorherige Berichtszeiträume zu ändern. Das ist, warum es besonders entscheidend ist, die gegenwärtigen vorherigen Saldi des Änderungsreports mit historischen Saldi zu versöhnen, die Sie während eines gegebenen Zeitraums wiederholt haben. Wenn Sie auf laufende Bilanzen und Tätigkeit gerichtet werden, aber der vorherige Saldo geändert worden ist, sehen Sie nicht genaue Resultate.
 

• Abweichungsreports. Diese Dokumente zeigen, wie tatsächliche Resultate von erwarteten oder geschätzten Resultaten sich unterscheiden. Eine Spalte zeigt geplante Resultate, zeigen eine andere Spalte die tatsächlichen Resultate und die restlichen Spalten den Unterschied (Abweichung) in den Dollar und/oder in den Prozentsätzen. Beispiele der Abweichungsreports umfassen Etat gegen tatsächliche Reports (im Allgemeinen erklären-gegründete Reports) und geschätzt gegen die tatsächlichen Jobkostenreports (normalerweise strukturiert zu geschätzten und Effektivkosten des Erscheinens durch Jobstadium für einzelne Jobs).
  
  Abweichungsreports sind für Betrugsverhinderung besonders nützlich; es ist hart, große Dollarabweichungen zu verbergen, wenn Geschäftseigentümer fortwährend tatsächliches gegen geplante Resultate überwachen.

Sich erinnern jedoch dass Sie nur einen Teil der Finanztätigkeit sehen können, die in die Bücher eingeführt wird. Z.B. können Materialkosten auf Ziel für Jobs A, B und C sein, dennoch können andere Kosten auf den Büchern enthalten sein, die nicht irgendwelchen jener Jobs zugewiesen worden sind.

Ihre Daten kontrollieren

Es ist wichtig, Abweichungsreports mit Unterstützungsdaten regelmäßig zu kontrollieren, um die Summe der Teilgleichgestellten sicherzustellen die Gesamtmenge. Ich schlage gewöhnlich Klienten vor, dass sie einen erklären-gegründeten „Profit u. Verlust durch Job“ Report vorbereiten und die Rechnungsgesamtmengen gegen Gesamtmengen einer „Firmarechnung“ berichten überprüfen.

Ein kluger Veruntreuer könnte den Etat oder die Schätzung auch ändern, um ungewöhnliche Tätigkeit oben zu umfassen, aber ein schlauer eigentümer, der in der Note mit den Zahlen ist, würde wahrscheinlich diesen Subterfuge beschmutzen.

• Gefilterte und geänderte Reports. Viele Rechnungssysteme erlauben dem Reportvorbereiter, Reports zu filtern, um nur bestimmte Verhandlungen zu zeigen oder Reports in einen Verteilungsbogen zu exportieren, der geändert werden kann, bevor man gedruckt wird. Beide Eigenschaften können sehr nützlich sein, wenn, der Informationen zu den gesetzmäßigen Zwecken, aber sie zu analysieren oder die Extrahierung einfach ist, das abwärts gerichtete zu sehen.
   

Wenn Sie nicht „Hände auf“ Annäherung zu Ihrem Rechnungssystem annehmen und regelmäßig die Genauigkeit Ihrer Reports bestätigen, kann es für jemand ziemlich einfach sein, sorgfältig vorzuwählen, oder zu ändern, die Informationen, die Sie sehen.

Empfehlungen

 

• Und erwarten, um um um Buchhaltungreports in einer Vielzahl von Formaten zu sehen bitten: Zusammenfassungs-, einzeln aufgeführte, Unterstützungszeitpläne, Änderung und Abweichung. Sie müssen auf die unterschiedlichen Informationen zeichnen, die jedes Format zur Verfügung stellt, um eine komplette Abbildung Ihrer Finanzverhältnisse zu erhalten.
  
   
• Die Zeit nehmen, Ihre Reports für Vernünftigkeit und Genauigkeit zu wiederholen. Z.B.:
  • Entspricht die Gesamtmenge der Summe der Teile?
  • Stimmen die geplanten Mengen mit Ihrem Rückruf überein?
  • Stimmen Anfangsaldi mit Vorherigzeitraum closing Saldi überein?
    
     
• Sich zufriedenstellen, dass die Reports, die Sie wiederholen, nicht geändert worden oder geändert worden sind zwischen, was z.Z. im Rechnungssystem ist.

Ihre internen Finanzberichte haben eine zu teilen Geschichte. Wenn Sie durchweg sie und Verlängerung des Nehmens gerade ein wenig wiederholen, die Genauigkeit der Daten zu bestätigen, die sie enthalten, sind Sie in einer guten Position, zum jeder bedeutenden ungewöhnlichen Finanztätigkeit zu entdecken. Das geht ein langer Weg in Richtung zum Verhindern der inneren Jobs.

Diane C.O. Gilson, CPA, CIA, ist ein zugelassenes QuickBooks ProAdvisor und MasterBuilder ProAdvisor, Autor, Trainer und Aufbaubuchhaltungtrainer, sowie ein häufiger Lautsprecher an den internationalen Erbauern' darstellen und die Umgestalter' darstellen. Ihr Unternehmen, Info plus Buchhaltung PC/CPA, die Angebotbuchführung und Beistandsservices, zum der Bauunternehmen zu helfen tun genauere und fristgerechtere Jobkostenberechnung und lassen bessere Managementreports laufen. Mit Gilson über eMail in Verbindung treten, oder sie bei 734-544-7620 benennen.

Frühere Artikel in dieser Reihe

• Zu lesen, „, vor Betrug schützend: Eine Einleitung,“ das Teil 1 dieser Reihe, veröffentlicht 15. Dezember, klicken hier.
• Um zu lesen, „sind Sie gefährdet? Vor Betrug schützend,“, der Teil 2 dieser Reihe, veröffentlicht 26. Januar, klicken hier.
• Um zu lesen, „gute Selbstverteidigung-Strategien helfen Ihr Geschäft vor Betrug zu schützen,“ das Teil 3 dieser Reihe, veröffentlicht 9. Februar, klicken hier. 
• Um zu lesen, „Lebensstile können rote Fahnen sein: Die Warnzeichen des Betrugs kennen,“ Teil 4 dieses Reihe erschienenen  1. März, hier klicken.
• Um zu lesen, „merkwürdiges Verhalten mag Tipp-Off zum möglichen Betrug sein ,“ Teil 5 dieses Reihe erschienenen 5. April, klickt hier.