Esaminare i vostri rapporti di contabilità per proteggersi dalla frode - 5/10/2004 - mutuo ipotecario rifinanziano l'azione ordinaria di debito

Esaminare i vostri rapporti di contabilità per proteggersi dalla frode

Non è mai una buona idea lasciare i rapporti di alcun gentile accatastarle in su senza lettura. Oltre alla mancanza fuori sull'occasione migliorare i vostri funzionamenti intraprendendo l'azione in relazione ai dati, potreste lasciare un impiegato rubarlo cieco. Qui è come impedire quello l'avvenimento nella vostra azienda.

La natura dei rapporti di contabilità

La buona pratica aziendale detta rimanere in tocco con la vostra attività finanziaria quotidiana e mensile. Se uno dei vostri impiegati tratta le vostre operazioni finanziarie e ha accesso ai vostri beni, diventa ancor più critico ricevere ogni mese ed esaminare con attenzione i rapporti di contabilità.

Acquisire dimestichezza con le seguenti disposizioni di rapporto e le informazioni che contengono:

• Resoconti sommari. Il bilancio patrimoniale e le dichiarazioni di reddito standard sono buoni esempi dei rapporti di sommario-stile. Consolidano i risultati di un certo numero di transazioni per un periodo dato nello specific, descrizioni dettagliate (assicurazione della compensazione per esempio, degli operai') o di più hanno generalizzato i gruppi di conto (per esempio, compensazione ed indennità accessorie).

I resoconti sommari possono essere preparati al livello di conto. Anche se siete soprattutto interessato nella versione ricapitolata del documento, chiedere il rapporto “del spiegare-livello„. Potete vedere rapidamente che conti compongono il totale. I resoconti sommari possono essere molto utili per “gli scopi della grande immagine„ e tendere la macchia. Tuttavia, se osservate soltanto al massimo le versioni ricapitolate, potete mancare o trascurare le informazioni vitali.

• Rapporti dettagliati di transazione. Questi documenti quotano le diverse entrate che compongono i saldi totali specifici di conti' (per esempio, fatture, spese della carta di credito, entrate di giornale, fatture, ecc.). I rapporti di transazione sono utili quando risolve le domande circa che cosa compone il saldo in un conto particolare. Oltre che la data di transazione ed il fornitore, potete trovarli utile includere una colonna che mostra chi ha fatto ogni entrata e la data e l'ora che hanno agito in tal modo.
   

• Programmi sostenenti. Un programma sostenente è semplicemente una lista di che cosa compone un saldo di conto. Questi sono preparati generalmente per i conti del bilancio patrimoniale. I programmi sostenenti tipici mostrano un elenco dettagliato dei conti da pagare o dei crediti a breve scadenza (entrambi dovrebbero essere indicati in una disposizione “di invecchiamento„; cioè, analizzato dalla durata sono stati non pagati).
  
  Dovreste anche chiedere periodicamente di vedere i programmi sostenenti per mostrare che cosa è incluso nei conti quali “i prestiti degli impiegati esigibli,„ “il lavoro in corso,„ “suspense„ (speriamolo non hanno uno di quelli!) ed altri conti che contengono le entrate che “venire ed andare.„
  
   
• “Cambiare„ i rapporti. Che cosa è cambiato da il mese scorso? Ultimo trimestre? L'anno scorso? Questi rapporti mostrano tipicamente i saldi del mese più recente, un'altra colonna che mostrano i saldi del mese anteriore (o quarto anteriore o anno anteriore) e colonne restanti che mostrano la modifica percentuale e/o del dollaro dal periodo oggetto della relazione precedente. I rapporti del cambiamento sono particolarmente utili per i rapporti del bilancio patrimoniale, che discuterò dettagliatamente nell'articolo seguente.

Come esaminate il rapporto, confermare che i saldi di conto hanno quotato per il mese precedente, quarto o l'anno è d'accordo con i rapporti che anteriori del cambiamento avete esaminato. (Nota: I ragionieri chiedono solitamente se i saldi “rotolano in avanti„; cioè, se cominciate con il saldo anteriore di inizio e rappresentate gli aumenti e le diminuzioni, il risultato deve essere d'accordo con il saldo di conclusione.)

Molti sistemi contabili permettono che gli utenti cambino i saldi per i periodi oggetti della relazione anteriori. Ecco perchè è particolarmente cruciale riconciliare i saldi anteriori del rapporto corrente del cambiamento con i saldi storici che avete esaminato per un periodo considerato. Se siete messo a fuoco sulle bilance correnti e sull'attività, ma il saldo anteriore è stato alterato, non vederete i risultati esatti.
 

• Rapporti di varianza. Questi documenti mostrano come i risultati reali differiscono dai risultati previsti o valutati. Una colonna mostra i risultati previsti, un'altra colonna i risultati reali e le colonne restanti evidenzia la differenza (varianza) nei dollari e/o nelle percentuali. Gli esempi dei rapporti di varianza includono il preventivo contro i rapporti reali (rapporti generalmente spiegare-basati) e valutato contro i rapporti reali di costo di lavoro (strutturati solitamente ai costi valutati e reali di esposizione dalla fase di lavoro per i diversi lavori).
  
  I rapporti di varianza sono particolarmente utili per la prevenzione di frode; è duro celare le grandi varianze del dollaro quando un imprenditore controlla continuamente reale contro i risultati previsti.

Ricordar, tuttavia, che potete vedere soltanto una parte dell'attività finanziaria inserita nei libri. Per esempio, i costi dei materiali possono essere sull'obiettivo per i lavori A, B e C, tuttavia altri costi possono essere inclusi sui libri che non sono stati assegnati a c'è ne di quei lavori.

Quadrare i vostri dati

È importante quadrare periodicamente i rapporti di varianza con i dati di sostegno per assicurarsi la somma degli uguali delle parti il totale. Suggerisco tipicamente ai clienti che preparino “utili & perdita un rapporto spiegare-basato da lavoro„ e controllino i totali di conto contro i totali “di conto di azienda„ segnalino.

Un malversatore intelligente potrebbe anche alterare il preventivo o il preventivo per dissimulare l'attività insolita, ma un proprietario astuto che è in tocco con i numeri probabilmente macchierebbe quel subterfuge.

• Rapporti filtrati e modificati. Molti sistemi contabili permettono che il preparatore di rapporto filtri i rapporti per mostrare soltanto determinate transazioni o per esportare i rapporti in un foglio elettronico che può essere modificato prima della stampa. Entrambe caratteristiche possono essere molto utili quando analizzarle o estrarre le informazioni per gli scopi legittimi, ma sono facile da vedere il lato negativo.
   

Se non adottate “le mani„ sul metodo al vostro sistema contabile e regolarmente non confermate l'esattezza dei vostri rapporti, può essere equo facile affinchè qualcuno selezioni con attenzione, o da modificare, le informazioni che vedete.

Raccomandazioni

 

• Chiedere e pensare per vedere ai rapporti di contabilità in varie disposizioni: programmi del sommario, cambiamento e varianza dettagliato e di sostegno. Dovete utilizzare le informazioni che differenti ogni disposizione fornisce per ottenere un'immagine completa dei vostri financials.
  
   
• Richiedere tempo esaminare i vostri rapporti per logicità ed esattezza. Per esempio:
  • Il totale uguaglia la somma delle parti?
  • Gli importi previsti sono d'accordo con il vostro richiamo?
  • I saldi di inizio sono d'accordo con i saldi closing di anteriore-periodo?
    
     
• Convincer che i rapporti che state esaminando non sono stati alterati o non modificato stati fra che cosa è attualmente nel sistema contabile.

I vostri rendiconti finanziari interni hanno una storia da ripartirsi. Se esaminate costantemente loro ed il tempo extra dell'introito appena un poco confermare l'esattezza dei dati che contengono, sarete in una buona posizione per scoprire tutta l'attività finanziaria insolita significativa. Quello va un senso lungo verso impedire i lavori interni.

Diane C.O. Gilson, CPA, CIA, è un QuickBooks certificato ProAdvisor e MasterBuilder ProAdvisor, autore, addestratore e vettura di contabilità della costruzione, come pure un frequente altoparlante ai costruttori internazionali' mostra e le imprese di ristrutturazione' mostrano. La sua ditta, l'Info più la contabilità PC/CPA, la contabilità di offerte ed i servizi di sostegno per aiutare le società di costruzioni fanno la valutazione dei costi più esatta e più attuale di lavoro e fanno funzionare i migliori rapporti dell'amministrazione. Metter in contatto con Gilson via il email, o denominarla a 734-544-7620.

Articoli più in anticipo in questa serie

• Per per leggere, “proteggendosi dalla frode: Un'introduzione,„ parte 1 di questa serie, pubblicata il 15 dicembre, si scatta qui.
• Per leggere, “siete al rischio? Proteggendosi dalla frode,„ la parte 2 di questa serie, pubblicata il 26 gennaio, si scatta qui.
• Per leggere, “le buone strategie dell'autodifesa contribuiranno a proteggere il vostro commercio dalla frode,„ parte 3 di questa serie, pubblicata il 9 febbraio, si scattano qui. 
• Per leggere, “gli stili di vita possono essere bandiere rosse: Conoscere i segnali di pericolo della frode,„ parte 4 del questo 1 marzo pubblicato  serie, scattar qui.
• Per leggere, “il comportamento sconosciuto può essere Tip-Off alla frode possibile ,„ parte 5 del questo 5 aprile pubblicato serie, si scatta qui.