企業内弁護士: あなたの連合の資産の保護 Benny L. Kass著
質問: 私はちょうど私達のマンション連合の会計係と選ばれた。 最近、私はヴァージニアの特性マネージャーがたくさんの彼が準だった連合からのドルを横領するかもしれないことを読んだ。 かなり率直に、私は私がこの仕事のために完全に装備が不十分であるので、おびえている。 私達の連合のお金を保護するために私は何をしてもいいか。 答え: 最後の10年では記憶が私に権利を機能すれば、特性マネージャーが彼らの顧客のお金を盗んだ3つのエピソードがずっとある。 これがはっきり影響を受けた連合のために外傷性の間、 -- そして特に会計係 -- 全体映像のこれは非常に小さい数である。 特性マネージャーの大多数は彼らの顧客の財政の福祉について心配する。 会計係があなたの連合の財政事情を扱う責任と満たされると同時にしかし少数の「悪いりんご」があるので、そしてので、神経質であることで正当化される。 残念ながら、役員会に選ばれて正式機能だけであることを信じる多くの役員がある。 しかし右の態度を有する。 最初の事はあなたの連合の会計士に会うことである。 これがあなたの連合のための付加的な費用でも彼または彼女と可能ように同様に多くの時間を使うことを整理しなさい。 会計士は問題問題に斑点を付ける本が方法の先端を与えるためにいかに保たれるか説明するべきで。 本および記録のよい理解を有するまで、会計士に幾つかの時間の間毎月会ってほしい場合もある。 次に、あなたの特性マネージャーとの大会はマネージャーによって実行されるようにあなたの連合の金融政策を見直し。 事を理解しなかったら質問をしなさい; すべての後に、特性マネージャーはあなたの連合のために働き、あなたの心配に敏感である。 最後に、連合の保険代理店との大会。 ありとあらゆる種類のだれでもからの横領のための十分な適用範囲があることあなた自身を満足させなさい -- それは特性マネージャーのせいであるかどうか、役員また更に所有者の1人。 あなたの連合の財政映像の適当な理解を有するので、あなた考慮するおよびあなたの板が真剣にべきであるある提案はここにある: 最初に会社があなたの特性が見つけられる司法権で適切に認可されることを、確かめなさい。 ある司法権はマネージャーが現在の特性マネージャーの免許証を維持するように要求する。 2番目に新しいマネージャーを雇うことを考慮しているとき会社を注意深く点検しなさい。 多分あなたの連合を整備する)特性マネージャーおよび会社の信用報告書をべきである(得る; これは、当然、マネージャーの許可を要求する、彼らは彼らはあなたのビジネスがほしいと思えば反対するべきではない。 3番目に、あなたの資金のたくわえ制御。 一般的に、地域自治会に2つのお金の部門がある: 操作アカウントおよび引当金勘定。 すべてのアカウントはあなたの連合の唯一の名前にあるべきで、マネージャーが制御する他の資金とのあらゆる方法で混合されてはならない。 - 操作アカウント。 特性マネージャーがそのアカウントのすべてに点検の出かけることの少なくとも1人の役員のco署名を必要とするドル図を置きなさい。 これは特性マネージャーおよび点検に署名しなければならない役員両方の重荷を作成する。 しかし私の考えでは板で役立ちたいと思えば選んだ単位の所有者に属する資金を保護するそれらの責任を負って喜んでべきである。
明らかに、月毎に支払われなければならない定期点検がある -- 水道料金の請求書、保険および屑コレクションのような。 ドルの限界を($1-2,000のような)置いたら、特性マネージャーは第2署名なしでその量まで点検を書くことができる。 しかし少なくとも1人の役員によってその限界にco署名されなければならない点検する。 あなたの銀行は署名カードを与え、これらの条件はそれらの文書で綴られるべきである。 それから、銀行はあなたの要求に名誉を与えなければならない。 - 引当金勘定: あなたの連合の役人だけそれらのアカウントからの点検に(または資金を移すため)署名するために承認されるべきである。 あなたの連合は毎日または毎月基礎の準備金を使用しないし、こうしてそれは役人だけそれらの資金へのアクセスがあるために承認されるように要求するだれでもの困難はずではない。 少くとも、2つの署名は要求されるべきである; これらの点検に署名するあらゆる1人の役人に絶対の権力を与えたいと思わない。
4番目に特性の運営委託会社に十分な保険(身許保証)があなたの連合に損失を引き起こすかもしれない横領、欺瞞または他の活動の場合にあなたの連合をカバーすることをあることを、確かめなさい。 保険事業は損失の場合に保護を与える「第三者の適用範囲」の保証保険を書く。 方針の量はあなたの財政の状態によって、当然、決まる。 ある連合に予備で数十万ドルがある; はっきり、$50,000の量の第三者の適用範囲は、例えば、それらの連合のために悲惨に不十分である。 方針は役人およびマネージャーの悪業を含むべきである。 完全な監査を毎年与えるためにあなた(およびない特性マネージャー)会計事務所を雇うことを五番目に、確かめなさい。 あなたの連合は会計士に約束の手紙を与え会計士はあなたに戻って報告するべきである -- そしてないマネージャー。 特性マネージャーがあなたおよびあなたの役員を運営委託会社が受け取った実際の銀行報告書のコピーが含まれている月例財力のレポート与えることを六番目に、そして多分重大に、主張しなさい。 また銀行が板会計係に重複した銀行報告書を直接送ることを要求するべきである。 レシートからの5日以内にこの材料を注意深く毎月見直しなさい。 あらゆる役員にすべての単位の所有者への信用関係があることを心に留めておきなさい。 私はあなた自身の銀行報告書を月毎に見直すと仮定する; あなたが役立つ単位の所有者のためのより少しをするべきではない。 ほとんどの特性マネージャーは正直、勤勉である。 但し不運にも、1人の不正直なマネージャーは全体の企業の不信の念の広いブラシを投げる。 私は特性マネージャーが私が作った、全くほとんどのコミュニティマネージャーは操作に既にこれらの推薦を実行してしまったさまざまな提案に反対することを信じないし。 しかしお金がある場合、そこに貪欲および堕落がある。 地域自治会の役員に力が制御するべきある -- 最もよく彼らができるように -- 連合の資金の財政上の安定、およびステップはちょうどそれをするために実行されるべきである。 | 
