Symphonize suas reuniões de associação de proprietários de lar
por Richard Thompson
Uma reunião bem conduzida é como uma sinfonia. Using um pensamento bom para fora planear, a cadeira cues, dirige, e fecha a reunião bem como um condutor. Conduzir reuniões bem sucedidas não acontece por acaso. Há uma combinação de finalidade desobstruída acoplada com as réguas à terra. Estão aqui algumas pontas que podem fazer suas reuniões como a música às orelhas. Apresentar as réguas à terra. Sem réguas à terra, as edições pequenas assentam bem em wasters principais do tempo e as matérias importantes não recebem a atenção que merecem. As réguas à terra desanimam um indivíduo de monopolizar a reunião com os interesses ou as edições pessoais discutidos previamente. As réguas à terra devem ser justas, de fácil compreensão e incentivar uma troca cortês e inteligente. Uma das diretrizes as mais conhecidas é réguas de Robert de pedido. O grau de detalhe e de formalidade descritos por Régua de Robert pode ser reduzido a alguns princípios: - Uma pessoa pode falar em um momento.
- A cadeira decide quem essa pessoa será.
- O altofalante pode falar somente na edição que está sendo considerada.
- Aqueles que desejam falar serão dados uma oportunidade.
- As decisões exigem um movimento, um segundo, e um voto.
- Votada uma vez upon, nenhuma discussão mais adicional é permitida.
Quando todos compreende as réguas à terra, é mais fácil para a cadeira dirigir a discussão, manter altofalantes na trilha, e mover a discussão para uma decisão em ordem. Recordar que a placa estêve elegida para fazer decisões, discutir não meramente edições. Cada reunião deve ter uma agenda preparada pela cadeira e distribuída adiantado aos membros de placa. Uma agenda é o mapa da reunião. Todos sabe aonde estão indo e o que o destino final será. Sem uma agenda, todo o tópico é caça legal. Quando for concebível que cada tópico pôde ser do interesse, a habilidade de actuar em cada um é limitado devido à falta da preparação. Uma agenda é crítica para permanecer no curso. Cada ponto do programa de trabalhos que exige necessidades da ação um voto. A cadeira pede um movimento. Uma vez que um movimento é feito, uma outra pessoa secunda o movimento e a discussão segue, até que a placa esteja pronta para votar. O voto é gravado então nos minutos de reunião como falhado, passado unânime, ou passada com os diretores de discordância ou de abstenção alistados pelo nome. (os votos da gravação pelo nome são particular críticos se a edição é controversa). Se alguém é desapontado sobre o resultado do voto, aquele é infeliz. Os votos não têm que ser unânimes. Ajustar um prazo para a reunião no conjunto, e para tópicos específicos na agenda. Um limite de tempo focaliza todos atenção e adiciona-o à claridade da discussão. Igualmente ajuda a cadeira em impedir uma discussão desorientada. A finalidade da reunião do quadro é transacionar o negócio da associação. Frequentemente isto não é como trabalha. Alguma vista como uma oportunidade de discutir edições gosta do preço de vendas de alguma unidade. Esta informação pode ser interessante a algum, mas é imaterial ao negócio da associação. Estes tópicos devem ser selecionados da discussão. A cadeira joga um papel importante como “o Gatekeeper.” O trabalho do gatekeeper é “guardar” a discussão reforçando as réguas à terra, o pedido de manutenção, e a chamada de um tópico particular impróprio. A cadeira incita a discussão longitudinalmente, ou trá-la a um fim quando todos os fatos foram identificados, e é hora de fazer uma decisão. A cadeira deve igualmente controlar os dissonantes que usam do “táticas bully.” As táticas do Bully sucedem desacreditando a informação ou a interrupção. Se a cadeira faz desobstruído que as táticas do bully não estarão toleradas, o comportamento diminui geralmente. A maioria de reuniões têm uma época quando os proprietários podem falar, chamada às vezes um fórum aberto. O fórum aberto é extremamente uma parte importante da reunião, mesmo se a participação é pequena. Ajudará boatos e a bisbolhetice difusos e demonstrará que a placa quer comunicar e receber o gabarito. É grande para relações públicas. O fórum aberto acontece apenas antes da reunião de placa, assim que os proprietários podem falar e sair se não têm nenhum interesse na parcela do negócio da reunião. Cada discurso da pessoa deve ser limitado a por exemplo cinco minutos de modo que cada um começ ao ponto. Falando de relações públicas, nunca prender reuniões do quadro closed ou secretas. Os Proprietários têm uma direita estar atuais em todas as reuniões de negócio (como visitantes, não participantes). Para fechá-los convida para fora o desafio. Com o este na mente, todas as reuniões de negócio devem ser anunciadas a todos os proprietários adiantado e ser realizadas em posições amigáveis do visitante. Realizando uma reunião em alguém a sala de visitas onde há um assento para membros de placa somente, é a mesma como dizendo membros não são bem-vinda. Mesmo se os membros não atendem geralmente, para sair sempre que porta aberta. Fará o trabalho da placa muito mais agradável. As pontas adicionais do sucesso incluem: - Distribuir minutos da última reunião adiantado, de modo que possam ser revistos antes da reunião.
- Usar um grau de formalidade na reunião assim que o modo é “eficiente.”
- Os princípios de cortesia aplicam-se: Somente uma pessoa fala em um momento. Nenhuns interrupção, ridículo, sarcasmo, e sugestão.
- Adiar a reunião sobre o tempo.
- Continuação em itens de ação antes da reunião seguinte.
Agora, você ouve a orquestra começar aquecer? Aferrar-se a essa imagem mental. Conduzir suas reuniões como uma sinfonia, e a música harmoniosa espalhará através para fora de sua comunidade. | 
