Tomando minutos apropriados de associação de proprietários de lar por Richard Thompson
A base a mais má para um jogo de bons minutos é uma reunião má. Se o presidente não compreende nem não pratica os fundamentos do procedimento parlamentar, os minutos resultantes refletirão o caos inevitável. Os minutos são o registro da ação oficial do conjunto. Tão deve haver um voto do conjunto para ter toda a ação oficial. Se uma reunião não tem nenhuma votação, é uma não reunião, mas um pouco uma coleção dos povos acoplados na discussão. É igualmente uma perda de tempo. Tomar minutos é não tomar o ditado. Enquanto o nome implica, os minutos devem ser breves. A brevidade, entretanto, exige frequentemente mais thoughtfulness do que por muito tempo o windedness faz. Não é necessário que a secretária seja um membro da placa. Frequentemente alguém é empregado ou apontado para esta tarefa. Isto livra a secretária da placa para participar no debate. Desde que o gerente de propriedade é empregado para informar e dar o conselho à placa, é imprudente shackle o gerente com a tarefa de tomada minuciosa qualquer um. Como um mínimo, os minutos devem incluir: - O nome legal exato da associação home do proprietário.
- A data, a época e o lugar da reunião.
- Os nomes das pessoas atuais em uma capacidade oficial. Se há uma reunião aberta, a audiência sem direito a voto não precisa de ser incluída. Entretanto, se a reunião é uma reunião da sociedade, um rolo deve ser tomado, e o número de pessoas ou de votos atuais deve ser anunciado, ou ao menos um quórum anunciado, e ser inscrito nos minutos.
- Os movimentos votaram sobre, exatamente como feito finalmente, secundado, e passada. Não há nenhuma razão incluir a discussão, as revisões dos movimentos ou quem disse que. Nenhuma destes é uma ação oficial. Os minutos devem incluir o fundo para o movimento assim que compreendeu porque é relevante.
Para manter a reunião sobre a trilha, o movimento deve ser feito antes de todo o exame do tópico. Nenhum movimento, nenhuma discussão. Uma discussão sem um movimento é não somente oficialmente “avariada,” mas igualmente cria o caos. O grupo não deve discutir qualquer coisa que não é apresentado corretamente sob a forma de um movimento de que o grupo possa actuar em cima. Um relatório do comitê pode ser feito, terminando em um movimento, se a ação é exigida. Se nenhuma ação é exigida, deve ainda haver um movimento para aceitar o relatório sem ação. - O voto. Se o voto é “sem objeção,” deve ser assim que indic nos minutos. Se o voto é pela voz, simplesmente o ruling da cadeira precisa de ser anotado, que é “o movimento passou.” Se um membro se move com sucesso “para dividir o conjunto” estar, por uma mostra das mãos ou por uma cédula de papel, a contagem deve ser gravada. Em um conjunto pequeno, é apropriado e aconselhável mostrar os nomes daqueles votando no favor, abstendo-se e na oposição a um movimento. É especial importante alistar aquele a discordância, de modo que não sejam responsáveis para as conseqüências de uma ação com que discordam.
- A assinatura da secretária, precedida pela palavra “submeteu-se perto.” Os minutos não são oficiais até que estejam aprovados pelo conjunto em uma reunião subseqüente. Uma vez que aprovados, são a ação oficial do conjunto.
- Inclusão no livro de minutos incorporado. O livro minucioso é o registro principal do corporation. Os registros devem estar no bom papel, em um caderno oficial, que deva ser virado à secretária de êxito. Os minutos devem igualmente ser mantidos nos arquivos digitais, que podem ser armazenados e afixado no Web site do associação de proprietários de lar.
Os minutos são a reflexão oficial dos atos da associação home do proprietário. Sem eles, o associação de proprietários de lar não actuou. Os minutos superficiais que reflete meramente o exame do conjunto sem coloc suas ações, não suportam nenhuma ação. |
