Consejo de unidad:

Consejo de unidad: Protección de sus activos de la asociación

por Benny L. Kass

¿Qué puedo hacer para salvaguardar el dinero de nuestra asociación?

Respuesta: En los diez años pasados, si la memoria me sirve la derecha, ha habido 3 episodios donde los gerentes de característica han robado el dinero de su cliente. Mientras que esto es sin obstrucción traumático para la asociación afectada -- y especialmente su tesorero -- en el cuadro total esto es un número muy pequeño.

La gran mayoría de gerentes de característica se refiere sobre el bienestar financiero de sus clientes.

Pero porque hay algunas “manzanas malas”, y porque usted mientras que encargan al tesorero de la responsabilidad de manejar los asuntos financieros de su asociación, le justifican en estar nervioso.

Desafortunadamente, hay muchos miembros del Consejo que creen que de elección a una junta directiva es solamente una función ceremonial. Pero usted tiene la actitud correcta.

La primera cosa es encontrar con a su contable de la asociación. Arreglar pasar tanta hora como sea posible con él/ella, incluso si esto será un costo adicional para su asociación. El contable debe explicar cómo se guardan los libros y darle puntas en cómo manchar ediciones del problema. Usted puede incluso quisiera que el contable le encontrara con cada mes por unas par de horas, hasta que usted tenga una buena comprensión de los libros y de los expedientes.

Después, la reunión con su gerente de característica y repasa sus políticas financieras de la asociación según lo ejecutado por el gerente. Hacer las preguntas si usted no entiende cosas; después de todos, el gerente de característica trabaja para su asociación y será responsivo a sus preocupaciones.

Finalmente, reunión con el agente de seguro de la asociación. Satisfacerse que hay cubrimiento adecuado para cualquiera y todas las clases de malversación de cualquier persona -- si está en las manos del gerente de característica, uno de los miembros del Consejo o aún de un dueño.

Ahora que usted tiene una comprensión decente del cuadro financiero de su asociación, aquí están algunas sugerencias que usted y su tablero deben considerar seriamente:

Primero, cerciorarse de que la firma esté autorizada apropiadamente en la jurisdicción donde se localiza su característica. Algunas jurisdicciones requieren a gerente mantener una licencia actual del gerente de característica.

, Cuando usted está considerando contratar a un nuevo gerente, comprobar en segundo lugar hacia fuera a compañía cuidadosamente. Quizás usted debe incluso obtener informes de haber sobre la firma (y el gerente de característica que mantendrán su asociación); esto, por supuesto, requerirá la autorización del gerente, pero no deben oponerse si quieren su negocio.

Tercero, control de la subsistencia de sus fondos. Hablando en t3erminos generales, hay dos categorías del dinero en una asociación de comunidad: cuentas de explotación y cuentas de reserva. Todas las cuentas deben estar en el único nombre de su asociación y no se deben commingled de ninguna manera con otros fondos controlados por el gerente.

 

• La cuenta de explotación. Fijar una figura del dólar encima de la cual el gerente de característica necesite la co-firma por lo menos de un miembro del Consejo en toda la salida de las inspecciones de esa cuenta. Esto creará una carga en el gerente de característica y el miembro del Consejo que tiene que firmar inspecciones. Pero, en mi opinión, si usted quiere desempeñar servicios en el tablero, usted debe estar dispuesto a asumir esas responsabilidades que protejan los fondos que pertenecen a los dueños de la unidad que le eligieron.

Sin obstrucción, hay las inspecciones rutinarias que tienen que ser pagadas sobre una base mensual -- por ejemplo cuentas de agua, seguro, y la colección de basura. Si usted estableció un límite del dólar (tal como $1-2.000), el gerente de característica puede escribir inspecciones hasta esa cantidad sin una segunda firma. Pero cualquiera comprueba sobre ese límite se debe co-firmar por por lo menos un miembro del Consejo. Su banco le dará tarjetas de firma y estos requisitos se deben deletrear hacia fuera en esos documentos. Entonces, el banco tendrá que honrar su petición.

 

• Las cuentas de reserva: solamente los oficiales de su asociación deben ser autorizados a firmar inspecciones (o transferir fondos) de esas cuentas. Su asociación no utiliza fondos de reserva sobre una base diaria o mensual, y así no debe ser una dificultad en cualquier persona para requerir que solamente autoricen a los oficiales a tener acceso a esos fondos. Al mínimo, dos firmas deben ser requeridas; usted no quiere dar poder absoluto a ningún un oficial de firmar estas inspecciones.

Cuarto, cerciorarse de que la empresa de gestión de la característica tenga seguro adecuado (bono de fidelidad) el cubrir de su asociación en caso de malversación, de fraude o de otras actividades que puedan causar a su asociación una pérdida. La industria aseguradora escribirá el seguro en enlace del “cubrimiento de tercera persona” que le dará la protección en caso de pérdida. La cantidad de la política, por supuesto, dependerá de su situación financiera. Algunas asociaciones tienen centenares de millares de dólares en reservas; sin obstrucción, el cubrimiento de tercera persona en la cantidad de $50.000, por ejemplo, es lamentable inadecuado para esas asociaciones. La política debe incluir actos ilícitos de oficiales y de gerentes.

Fifth, cerciorarse de que usted (y no el gerente de característica) contraten a empresa de contabilidad para darle una intervención completa cada año. Su asociación debe dar una letra del contrato al contable, y el contable debe divulgar de nuevo a usted -- y no el gerente.

En sexto lugar, y quizás más importante, insistir que el gerente de característica dé a le y a sus miembros del Consejo un informe financiero mensual, que incluirá las copias de los extractos de cuenta reales recibidos por la empresa de gestión. Usted debe también exigir que el banco envíe un extracto de cuenta duplicado directo al tesorero del tablero. Repasar este material cuidadosamente cada mes en el plazo de cinco días del recibo. Tener presente que cada miembro del Consejo tiene una relación fiduciaria a todos los dueños de la unidad. Asumo que usted repasa sus propios extractos de cuenta sobre una base mensual; usted debe hacer ningún menos para los dueños de la unidad que usted sirve.

La mayoría de los gerentes de característica son honestos y trabajadores. Sin embargo, un gerente deshonesto desafortunadamente echará un cepillo amplio de la desconfianza en la industria entera. No creo que los gerentes de característica se opondrán a las varias sugerencias que he hecho, y la mayoría de los gerentes de la comunidad han ejecutado de hecho ya estas recomendaciones en sus operaciones.

Pero cuando hay dinero, allí será avaricia y corrupción. Los miembros del Consejo de la asociación de comunidad tienen la energía que controlar -- como pueden mejor -- la fianza financiera de los fondos de la asociación, y los pasos se deben ejecutar para hacer apenas eso.