Tardar minutos apropiados de asociación de propietarios por Richard Thompson
La base peor para un grupo de buenos minutos es una reunión mala. Si el presidente no entiende ni practica los fundamentales del procedimiento parlamentario, los minutos resultantes reflejarán el caos inevitable. Los minutos son el expediente de la acción oficial de la asamblea. Tan debe haber un voto de la asamblea para tener cualquier acción oficial. Si una reunión no tiene ninguna votación, es una no reunión, sino algo una colección de gente contratada a la discusión. Es también una pérdida de tiempo. Tardar minutos es no tomar el dictado. Mientras que el nombre implica, los minutos deben ser breves. La brevedad, sin embargo, requiere a menudo más consideración que el windedness hace de largo. No es necesario que la secretaria sea un miembro del tablero. Contratan o se designan a menudo alguien a esta tarea. Esto libera a secretaria del tablero para participar en el discusión. Puesto que contratan al gerente de característica para informar y para dar a consejo al tablero, es imprudente shackle al gerente con la tarea que toma minuciosa cualquiera. Como mínimo, los minutos deben incluir: - El nombre legal exacto de la asociación del dueño casero.
- La fecha, la época y el lugar de la reunión.
- Los nombres de las personas presentes en una capacidad oficial. Si hay una reunión abierta, la audiencia no electoral no necesita ser incluida. Sin embargo, si la reunión es una reunión de la calidad de miembro, un rodillo debe ser tomado, y el número de personas o de votos presentes se debe ser anunciado, o por lo menos un quórum anunciado, e inscribir en los minutos.
- Los movimientos votaron encendido, exactamente según lo finalmente hecho, secundado, y haber pasado. No hay razón para incluir la discusión, las revisiones de los movimientos o quién dijo lo que. Ningunos de éstos son una acción oficial. Los minutos deben incluir los antecedentes para el movimiento así que ha entendido porqué es relevante.
Para guardar la reunión sobre pista, el movimiento se debe hacer antes de cualquier discusión del asunto. NinguÌn movimiento, ninguna discusión. Una discusión sin un movimiento está no sólo oficialmente “fuera de servicio,” pero también crea caos. El grupo no debe discutir cualquier cosa que no se presenta correctamente bajo la forma de movimiento sobre el cual el grupo pueda actuar. Un informe del comité se puede hacer, terminando en un movimiento, si se requiere la acción. Si no se requiere ninguna acción, debe todavía haber un movimiento para aceptar el informe sin la acción. - El voto. Si el voto está “sin la objeción,” debe ser así que indicado en los minutos. Si el voto está por voz, sólo el acto de la silla necesita ser observado, que es “el movimiento pasó.” Si un miembro se mueve con éxito “para dividir a la asamblea” por la colocación, una demostración de manos o una balota de papel, la cuenta debe ser registrada. En una pequeña asamblea, es apropiado y recomendable mostrar los nombres de ésos votando en favor, absteniéndose y en la oposición a un movimiento. Es especialmente importante enumerar eso la disensión, de modo que no sean responsables de las consecuencias de una acción con la cual discrepen.
- La firma de la secretaria, precedida por la palabra “sometió cerca.” Los minutos no son oficiales hasta que sean aprobados por la asamblea en una reunión subsecuente. Una vez que están aprobados, son la acción oficial de la asamblea.
- Inclusión en el libro de minutos de la corporación. El libro minucioso es el expediente principal de la corporación. Los expedientes deben estar en el buen papel, en un cuaderno oficial, que se debe volcar a la secretaria sucesiva. Los minutos se deben también mantener los archivos digitales, que se pueden almacenar y fijar en el Web site del asociación de propietarios.
Los minutos son la reflexión oficial de los actos de la asociación del dueño casero. Sin ellos, el asociación de propietarios no ha actuado. Los minutos descuidados que reflejan simplemente la discusión de la asamblea sin poner sus acciones en el suelo, no soportan ninguna acción. |
