Fråga HOA-experten - Juli 12, 2006 vid Richard Thompson
Fråga: Vår samlingspolitik anger att, om en ägare är 30 dagar past - duen, administrationsföretaget överför enlien meddelandebokstav. Flera styrelseledamöter tänker att styrelseledamöterna bör meddelas, när dessa bokstäver överförs. Svar: När en samlingsbehandling genomförs, brädet bör hållas apprised av progressen. Den lätt och göras billigt av e-post till alla styrelseledamöter. Det är standardtillvägagångssättet för att administrationsföretaget ska hålla beställaren informerad av viktiga händelser som denna. Fråga: Vi har en svår tid med våra bokföringsunderlag exakta, färdiga och i rätt tid för ge för administrationsföretag. Månad efter månaden, de samma problemen. Vi har skrivit dem bokstäver och har mött med dem i person yet ingen förbättring. Vi har haft den och önskar att avsluta avtalet men skräck som de inte frigör oss. Svar: Att ge finansiella rapporter exakta och i rätt tid är HOA-administrationsföretags högsta prioritet, sedan pengar är en nödvändig del av HOA'SENS funktion. Ett tillfälligt fel ska förväntas, men pågående fel är ett annat ämne. Antingen administrationsföretaget gör det korrekt eller inte. Nummer ligger inte (utom på Enron). Administrationsavtal klippte båda väg. Om en deltagare inte strömförande up to dess slut av fynd, det har inget rakt till att fortsätta. Brädet eller HOAS advokat bör råda administrationsföretaget av de vissa brytningarna som är basis för avslutning. Om fakta är riktiga, det bör finnas inte något argument. Fråga: Vår bolagsstyrelse passerade nytt following upplösningar. Är den som lös det: - Styrelseledamöter är på bankkonton för häftekort allra.
- Administrationsföretaget kan inte underteckna några kontroller utan godkännandet av brädet.
- Administrationsföretaget producerar riktiga och exakta bokföringsunderlag.
- HOAEN är inte ansvarig för något sena avgifter åsamka sig tack vare fel av administrationsföretaget att göra betalningar i rätt tid.
- Administrationsföretaget måste framkalla ett system för att betala HOA-bills i rätt tid och korrekt.
Svar: Klart brädet har många upplagor med det aktuella administrationsföretaget, som behöver att lösas, och snart. Observationer baserade på dina numrerade upplösningar: - Både presidenten och kassören är vanligt undertecknare på HOA'SENS bankkonton. Detta bör göras, så snart som möjligt. Om administrationsföretaget störer, få ett nytt administrationsföretag.
- Administrationsföretaget bör auktoriserads att betala sig för normala månatliga laddningar auktoriserade av administrationsöverenskommelsen. Specialfaktureringar bör motta föregående godkännande från brädepresidenten. Det bör endast vara nödvändigt att få det hela brädet att godkänna en betalning, när den är utanför den approved budgeten.
- Administrationsföretaget bör normalt producera ett månatligt inkomst- och kostnadsmeddelande och förenade kontoutdrag vid inte senare än 15th av following månad.
- Detta är rimligt. HOAEN bör inte betala för sena avgifter som medförs av administrationsföretaget.
- Många bills för pay för HOA-administrationsföretag två gånger en månad som ska undvikas fördröjning onödigt betalning eller åsamka sig sena avgifter. HOAEN, naturligtvis, måste ha de tillgängliga pengarna att betala billsna.
Fråga: Styrelseledamöter har ett lagligt ansvar att följa reservstudyrekommendationerna? Svar: Brädet bör vara försiktigt om att avvika från reservstudyrekommendationer. Mest reservstudies rekommenderar ett fondplan som styr HOAEN i väg från specialbedömningar. Om brädet avgör att fond reserver mindre, risken av specialbedömningen växer. Om en specialbedömning kallas för tack vare fond under, ett fall kunde göras att brädet inte fullgjorde dess fiduciary arbetsuppgift och rymdes personligt ansvarigt. Och bara som viktigt, ska past ägare, som har sålt, inte ha betalat deras ganska share. Om inte det finns en tvinga anledning att avvika, brädet bör följa rekommendationerna. | 
