Ta riktiga HOA-minuter vid Richard Thompson
Dåligast basis för en set av goda minuter är ett dåligt möte. Om presidenten inte förstår eller öva grunderna av det parlamentariska tillvägagångssättet, de resulterande minuterna reflekterar den ofrånkomliga kaosen. Minuter är registret av den official uppgiften av enheten. Så det måste finnas en rösta av enheten som har någon official uppgift. Om ett möte har ingen röstning, det är ett inte möte, utan ganska en samling av folk som kopplas in i diskussion. Det är också en avfalls av tid. Att ta minuter är att inte ta diktamen. Som namnet antyder, minuter bör vara korta. Korthet emellertid, kräver ofta mer omtänksamhet, än windednessen gör long. Det är inte nödvändigt att sekreteraren är en användare av brädet. Ofta någon hyras eller bestämms till denna uppgift. Detta frigör brädesekreteraren för att delta i debatten. Sedan egenskapschefen hyras för att informera och ge counsel till brädet, han är oförståndigt att fjättra chefen med den minute tagande uppgiften endera. Som en minimi minuterna bör inkludera: - Det exakta lagliga namnet av anslutningen för home ägare.
- Datumet, tiden och stället av mötet.
- Namnen av personerna som är aktuella i en official kapacitet. Om det finns ett öppet möte, de non-voting åhörarna behöver inte att vara bland annat. Emellertid om mötet är ett medlemskapmöte, en rulle bör tas och numret av personer eller röstar presenten bör meddelas, eller åtminstone en kvorum som meddelas och skrivs in in i minuterna.
- Rörelserna röstade på, exakt som sista gjort, understött och passerat. Det finns inte någon anledning att inkludera diskussionen, revideringarna av rörelserna eller vem sade vad. Inget av dessa är en official uppgift. Minuterna bör inkludera bakgrunden för rörelsen, så den har förstått varför det är relevant.
Att hålla mötet på spår, rörelsen bör göras för någon diskussion av ämnet. Ingen rörelse, ingen diskussion. En diskussion utan en rörelse är inte endast officiellt ”ut ur beställning,” men skapar också kaos. Gruppen bör inte diskutera något som inte presenteras riktigt i form av en rörelse, som gruppen kan verka på. En kommittérapport kan göras och att avsluta i en rörelse, om uppgift krävs. Om ingen uppgift krävs, det måste fortfarande finnas en rörelse som accepterar rapporten utan uppgift. - Rösta. Om rösta är ”utan invändning,” den bör vara så angivet i minuterna. Om rösta är vid stämma, only avgörandet av stolen behöver att bemärkas, som är ”rörelsen passerade.”, Om en användare flyttar sig lyckat ”för att dela enheten” vid plattform, en show av händer eller en paper sluten omröstning, räkningen bör registreras. I en liten enhet det är riktigt och tillrådligt att visa namnen av de röstning i favör och att abstaining och i opposition till en rörelse. Det är speciellt viktigt att lista de som ha en annan åsikt, så att de inte är ansvariga för följderna av en uppgift som de ogillar med.
- Häftet av sekreteraren, foregående av ordet ”sände by.”, Minuterna är inte official, tills de godkänns av enheten på ett följande möte. När godkända, de är den official uppgiften av enheten.
- Medräknande i den företags minutboken. Den minute boken är huvudregistret av korporationen. Registren bör vara på gott papper, i en official anteckningsbok, som bör vändas över till den lyckasende sekreteraren. Minuterna bör också hållas i digitala mappar, som kan lagras och postas på HOA'SENS website.
Minuter är den official reflexionen av kundutbildningarna av anslutningen för den home ägaren. Utan dem har HOAEN inte verkat. Slarviga minuter, som reflekterar bara diskussionen av enheten, utan att sätta ner dess uppgifter, stöttar inte någon uppgift. |
